Date Firma
Introducerea datelor despre firma: Meniu->Editare-Date Firma

Datele cerute de program la apelarea Meniu->Editare->Date Firma apar la completarea rapoartelor, precum si la generarea declaratiei 349 de catre program. Daca generati declaratia 349 si o exportati pentru validare in programul ministerului de finante, va trebui sa complectati campurile Telefon si Fax. Adaosul comercial este cel general, pe care il propune programul la generarea NIR, atunci acesta poate fi modificat, daca este 0, nu se va mai cere valoarea adaosului comercial, Adaos=0 valabil pentru societatile cu specific de productie.
Adausul comercial >0 este o valoare orientativa, deoarece dupa creerea catalogului de articole, valoarea efectiva a adaosului se va calcula folosind, pentru vanzari detail, pretul de catalog, iar pentru vanzari angro, pretul de angro, definit la articole marfa. Punand insa 0 la adaus schimbam comportarea programului, va putea fi folosit doar de societatile care nu au vanzari in detail.
Valorile ce se complecteaza sunt pentru firma curenta.

Apasind butonul Urmatorul se trece la Optiunile de configurare a facturilor. Aici trebuie aleasa sigla societatii, se face dublu clic pe imagine si se alege un fisier imagine JPG. Programul tipareste 3 exemplare de factura, se poate alege imaginea de fundal a facturilor. Acestea nu trebuie sa contina culoarea negu, aceasta fiind rezervata scrisului datelor facturii, care trebuie sa ramina vizibila, recomandat sa fie imagini identice pe nuante corespunzatoare celor trei culori, dar estompate. Tot aici se defineste datele pentru vanzatorul implicit, ce vor fi folosite la facturare, cind nu s-a definit inca utilizatori cu drepturi de emitere a facturilor .Administratorul aplicatiei are inclusiv acest drept, indiferenta daca are sau nu datele complectate).
Bifarea optiunii data scadenta, cu precizarea numarului de zile, va determina programul sa treaca pe fiecare factura precizarile la data de scadenta a facturilor. Cu observatia ca data de scadenta este de tip general, la definirea clientilor exista posibilitatea precizarii in particular a termenelor de scadenta si a discountului acordat pentru fiecare client in parte. Daca aceste date nu sunt complectate, programul va folosi datele precizate aici. Daca nici aici nu sunt complectate datele, va ignora trecerea datei de scadenta in factura.
Model decizie pentru numar si serie facturi gasiti aici.


Programul poate folosi orice cititor cu coduri de bare care are prin softul sau are posibilitatea de a scrie in clipboardul sistemului de operare un cod EAN13 valid. Pentru a folosi optiunea de actualizare a cursului valutar actualizat automat, programul trebuie sa poata accesa internetul, respectiv situl Bancii Nationale a Romaniei. Conturile implicite sunt cele considerate ca implicit la Vad Facturi Clinti/Furnizori. Tot aici se complecteaza codul de inregistrare a aplicatiei. Aplicatia neinregistrata are limitari de functionare fata de cea inregistrata, dupa introducerea codului de inregistrare aceste limitari vor fi eliminate. Codul de inregistrare in cazul aplicatiei de retea se introduce doar la una din aplicatii, celelalte aplicatii vor trebui doar repornite.


Ultima pagina ne permite sa adaugam sau sa stergem societati, precum sa alegem firma curenta. De observat faptul ca la alegerea unei noi societati, datele paginilor anterioare se modifica, corespunzator datelor societatii alese in aceasta pagina. Societatea pe care este pozitionat indicatorul este societatea curenta, dupa inchiderea acestei casute de dialog, aplicatia va lucra cu  datele societatii selectate aici. Stergerea unei societati este o operatie ireversibila. Faceti salvari periodice. In cazul aplicatiei monopost, refacerea datelor dupa o copie va creea  o noua societate care va apare in acesta lista. Deci dupa refacerea datelor, va trebui sa deschideti acesta pagina si sa complectati datele despre societatea refacuta.

Adaugare Gestiuni
Din Meniu->Editare->Admin. Gestiuni se adauga gestiuni. E necesara definirea a cel putin o gestiune pentru a se introduce materiale de pe facturi si pentru a se creea NIR-uri.

Numar gestiune este numarul gestiuni 0..100,daca bifati analitice gestiune acesta va fii folosit pentru generarea conturilor analitice de gestiune.
Nume gestiune ex:Magazie 1 ,
Gestionar este numele gestionarului,
Adresa este adresa gestiunii.
Este esential sa nu modificati numarul gestiuni odata creata, puteti modifica insa celelalte date.
Tip Gestiune , daca este magazin se va folosi conturile de TVA  neexigibila. Societatile de productie si servicii vor folosi de regula gestiuni de tip depozit.
Scaderea se refera la modalitatea de descarcare a gestiunii ( primul intrat-primul iesit FIFO sau primul intrat-ultimul iesit - LIFO)
Amortizarea se refera la materiale de inventar si mijloace fixe. Jurnalul de inventar, precum si cel de mijloace fixe, inclusiv cel de mijloace de investitii permit stabilirea duratei amortizarii, putandu-se preciza durata. Pentru amortizarile accelerate, durata de amortizare poate scadea pana 2.5 de ori fata de durata de amortizare normala, conform reglementarilor in vigoare.

Adaugare Comenzi
Comenzile sunt folosite pentru a evidentia consumurile de materiale sau consumabile pe comanda. Comenzile pot fi asociate agentilor de vanzari sau clienti pentru care dorim sa urmarim marfurile vandute catre acestea. E bine sa creati cel putin o comanda de regie pe care se vor descarca consumabilele.
Administrare->Administrare Comenzi


Comanda reprezinta un ID format din maxim 8 cifre sau caractere, Obiectiv este denumirea explicita a comenzii Ex:Regie. Datele de incepere si terminare a comenzii sunt doar informative.

Adaugare Utilizatori
Daca nu adaugati nici un utilizator, programul nu va cere marca si parola utilizatorului la pornire. Trebuie sa adaugati ce putin un utilizator cu drepturi de intretinere a aplicatiei daca doriti sa folositi aplicatia in retea si sa va folositi de autentificarea utilizatorului. Drepturile utiliatorilor sunt in numar de patru si definesc accesul la cele patru module:
Intretinere - acces in toate modulele
Aprovizionare
Vanzare
Contabilitate
Dreptul asociat unui utilizator poate cuprinde un singur drept sau combinatii ale acestora. Sa nu stergeti ulilizatorul cu dreptul de intretinere a aplicatiei, daca il creati !.
Adaugare Case de Marcat
Pentru a folosi optiunea de generare a bonului pentru casa de marcat din program, este necesar sa configurati cel putin un program local sau din retea care sa fie conectat pe portul serial sau USB cu o casa de marcat din tipurile admise de program. Cablul de conectare il puteti achizitiona de la furnizorul casei de marcat sau de la un magazin de componente de calculator.Va trebuie un cablu Port Serial(mama) - Port telefon (modem) sau un cablu USB.

Achizitionarea codului serial pentru programul DATPRINT.EXE o puteti face de la furnizorul casei de marcat ( este identic cu cel pentru FPRINT) sau de la firma DATECS www.datecs.ro
Pentru celelalte tipuri de case de marcat, acesta este gratuit si sunt instalate o data cu programul. Si driverul pentru case de marcat Datecs este instalat o data cu programul, dar necesita lansarea programului Setup, din calea driverului. Subdirectorul "case" contine driverele caselor de marcat. Mergeti la C:\Program Files\Balanta Profesional\case\Datecs si lansati Setup.exe


Pentru contabili care achizitioneaza programul, dar care nu dispun de case de marcat, a fost introdusa o casa de marcat virtuala, care are avantajul ca nu trebuie configurata si nu emite mesaje de eroare cand se emit bonurile fiscale si fireste nu gaseste casa de marcat conectata. De ce este necesar folosirea acestui echivalent al casei de marcat ? Deoarece programul tine evidenta monetarului si poate face corespondenta intre jurnal vanzari si incasari.

Introducere Cod Inregistrare
Din Administrare->Date Firma la Optiuni puteti trece codul de inregistrare al programului. Fara acest cod de inregistrare programul va prezenta limitari in privinta numarului de niruri , facturi si chitante pe care le puteti introduce. Dupa depasirea numarului maxim permis, programul va inlocui numele societatii cu SC DEMO SRL iar CUI cu DEMO_CUI. Dupa introducerea codului de inregistrare, programul va reveni in regim normal. E necesar introducerea numai dupa un calculator a acestui cod de inregistrare, celelalte programe, daca se foloseste o retea de calculatoare, sau conexiunea prin internet, trebuie doar lansate din nou.
Stocuri si Solduri Initiale
Introducerea stocului initial se face alegand Aprovizionarea->Adaug Facturi:

Se bifeaza Stoc Initial si alegand butonul Incarc se incarca fisier cu extensia cvs. In directorul import al aplicatiei gasiti un model de astfel de fisier. Acest fisier il puteti creea in excel si apoi salva cu extensia cvs, aplicatia Excell va transforma tabelul automat in formatul acceptat de program, atentie tabelul nu va contine titlul de tabel. Este bine sa alegeti dinainte gestiunea in care se vor incarca materialele.Se va bifa "Stoc Initial",si se va genera nirul. Stocul initial poate proveni de la mai multi furnizori. Pentru a evidentia ramasul de plata pentru fiecare furnizor  in parte se va creea cate o inregistrare in facturi diverse pe o perioada care sa nu afecteze semestrul curent cu aceasta valoare (pentru a nu afecta declaratia 394). Pentru declaratia 394 creati declaratia pe perioada pe care ati lucrat cu alt program in vederea concatenarii cu declaratia generata de Balanta Profesional, aceasta se poate face in forma ce genereaza declaratia.

Stocul initial nu va apare in intrari materiale sau ramas de plata..

Descriere fisier Import Stoc

Campuri:
Denumire Lungime Tip Descriere
----------- ------ ----------- ------------
1. DENUMIRE 60 Alfanumeric Denumire marfa sau material
2. TVA Vanzare Numeric Procent TVA vanzare implicit TVA firma (necesar cand se vor introduce
cote de TVA distincte pe produse 5 % si 25% )
3. UM 2 Alfanumeric Unitatea de masura ('BC','FL','KG','LT''MC','ML','MP','PR','ST','TO')
4. CANTITATE Numeric Cantitate
5. VALOAREFARATVA Numeric Valoarea fara TVA a marfii
6. TVA Numeric Procent TVA cumparare
7. COMANDA 8 Alfanumeric Nume Comanda
8. INVENTAR 1 Alfanumeric Tip material(
'C' CONSUMABIL
'I' INVENTAR
'S' Inventar SDV-uri
'M MIJLOC FIX
'V' MIJ.INVES.
'B' MATERIAL sau MARFA)
9. GESTIUNE Numeric Numar Gestiune
10.ADAOSCOMERCIAL Numeric Procent adaos comercial
11.EAN13 13 Alfanumeric Cod Ean 13

Exemplu concret:

"CAUCIUC PLACA D 4",19.00,"KG",10.00,100.00,19.00,"00000000","B",0,37.61,""
"HARTIE A4",19.00,"BC",10.00,100.00,19.00,"00000000","C",0,0.00,""
"ARO MASINA",19.00,"BC",1.00,"100,000.00",19.00,"00000000","M",0,0.00,""
"BORMASINA G 10",19.00,"BC",5.00,405.00,19.00,"00000000","I",0,0.00,""

Apoi se bifeaza optiunea "Stoc Initial" si se genereaza Nirul. Anumite campuri sunt complectate automat de program.

O alta varianta este incarcarea stocului initial ditr-un fisier DBF. In directorul import al aplicatiei este un fisier mode. Semnificatia campurilor este urmatoarea:

1.Denumire-Denumirea marfii sau materialului

2.Cantitatea –Cantitatea

3.UM – Unitatea de Masura

4.Valoarea – Valoarea fara TVA a marfii

5.Comanda – Comanda

6.Inventar – Tip material

7.TVA – Procentul TVA la achizitionare

8.Pret – Pretul de vanzare cu amanuntul, valabil doar pentru gestiuni de tip magazin

9.EAN 13 – Codul numeric EAN 13 asociat, daca folositi cititoare de coduri de bare.

Atentie ! Puteti stabili tipul fisierului ce urmeza a fi folosit ca stoc initial in casuta de dialog (implicit acum este DBF, dar puteti stabili CSV ).

Evidenta platilor catre furnizorii stocului, o va tine programul in functie de data scadenta trecuta in facturi diverse, chiar daca data facturilor a fost decalata in vederea neafectarii declaratiei 394..

2)La mijloace fixe si inventar, e bine ca sa fie trecuta valoarea si data din factura initiala de intrare, data darii in folosinta va trebui compectata, chiar daca este anterioara introducerii stocului initial, programul va tine seama de aceasta si va calcula pe baza ei amortizarea.

Actualizare Catalogul de Articole
Dupa introducerea stocului initial, vom creea catalogul de articole. Mergem in Vanzari-Catalog Articole

Observam ca stocul initial apare la "Fara Articole si Categori". Va trebui sa creem categorii, astfel incat sa ne ajute la vanzari, deoarece articolele pot fi cautate mai usor in categoria din care fac parte. Avantajul major al catalogului este faptul ca ne permite sa stabilim "Pretul Angro" si "Pretul de Catalog". Sunt respectiv preturile cu amanuntul cu care dorim sa vindem marfa, din depozit, respectiv din magazin. La introducerea unui nou nir, programul va putea calcula automat pretul de vanzare cu amanuntul conform acestui catalog. Este recomandat ca inainte de a face o modificare de pret, sa incepem cu catalogul de articole, dupa care mergem la gestiunile respective si modificam preturile la stocurile existente. Astfel programul va stii implicit la ce noua valoare a pretului doriti sa faceti modificarea de pret. Obs.:Modificarea efectiva a pretului de vanzare in magazin este posibila doar prin intermediul Procesului Verbal de Modificarea a Pretului. Acest pas este necesar pentru o evidenta corecta a stocului si in vederea generarii corecte a notelor contabile de descarcare a gestiunii. Pentru depozite, pretul se modifica doar din catalogul de articole, neexistind TVA exigibil. Tot din Catalogul de Articole putem genera si etichetele pe care sa le atasam articolelor. Se recomanda achizitionarea de hartie autoadeziva in format A4 . Atentie, daca producatorul nu are un cod de bare pentru articolul nostru, putem genera noi un cod de bare intern unic ,asociat articolului, pe care sa-l folosim la etichetare. Chiar daca nu folosim un cititor cu coduri de bare, putem sa ne folosim de echitarea articolelor.
Categoriile se pot structura dupa dorinta, se poate observa ca pot fi mutate in structura arborescenta cu oricate ramuri.

Al doilea lucru dupa instalarea programului este introducerea datelor necesare din balanta lunii anterioare. Pentru aceasta avem nevoie de un exemplar al balantei pe luna trecuta.
 

Exista doua metode:

1.Importul din fisier DBF (Intretinere->Import->Balanta) ;Modelul de fisier DBF este Balanta.DBF din subdirectorul Import al aplicatiei;

2.Creerea unei balante fictive pentru luna anteriara cu ajutorul editarului de note contabile.

Vom creea o nota pe luna trecuta (+) in fereastra, butonul de sus. Data va fii pe luna anterioara, numarul notei 01, pozitia 01, explicatii: Valori balanta anterioara
Vom trece apoi in ferestra mai mica (+) de jos pentru a adauga valorile. Pentru valori vom folosi coloanele de Total Sume din balanta anterioara, de credit si de debit, daca luna anterioara nu este luna decembrie, altfel vom folosi coloanele Sold credit si debit ale lunii decembrie.
Parcurgem valorile din coloana de Debit si adaugam inregistrari:
Suma :Valoarea din coloana debit
Debit:Contul in balanta
Credit: nimic
Parcurgem valorile din coloana de Credit si adaugam inregistrari:
Suma :Valoarea din coloana debit
Debit:nimic
Credit: Contul in balanta
Generam balanta pe luna precedenta Meniu->Situatii->Balanta, la generare alegem luna precedenta, aceasta balanta nu va putea fi folosita, dar scopul ei este de a pregati Sume Precedente pentru balanta pe luna curenta.
Verificam la editare daca suma nota este suma coloanei de debit si cea de credit.
Acum putem genera balanta si pe luna curenta, binenteles ca rulajul este zero, dar putem verifica coloana sume precedente cu balanta anterioara.
Programul in versiunea actuala nu genereaza singur note contabile, notele contabile vor fi introduse de utilizator pe baza analizei jurnalelor. Jurnalele sunt generate de program pe baza facturilor de cumparare/vinzare si a Incasarilor/Platilor introduse de utilizator. Programul verifica corelatia intre contul de cotare a facturii si cel de plata/incasare.
Etapa urmatoare este introducerea facturilor:
-Facturi de incasat:Editare Jurnale Vinzari, Avans Vinzari, Clienti Incerti.
-Facturi de platit:Editare Jurnale Delegatii, Prestari servicii, Achizitii Diverse.

Introducere Date
Pentru a introduce date vom analiza fereastra de editare note contabile, aceasta este impartita in trei , partea de sus - introducere note, partea de jos stinga - informatii si partea de jos dreapta - sume.
La deplasarea de la o inregistrare la alta in ferestra de sus, in fereastra de sume vor fi afisate valorile corespunzatoare notei si pozitiei din cadrul notei. In fereastra de informatii avem valoarea totala a notei si individual a pozitiei din cadrul notei.
Modificind pozitia, data sau numarul unei note, programul va duce automat pe el sumele corespunzatoare, stegerea unei note implica si stergerea sumelor.Stergerea este ireversibila, de aceea programul va va cere confirmarea de fiecare data cind stergeti o inregistrare oriunde, fie in editare note, incasari, plati sau jurnale.

Verificare Cont
Observam cele trei butoane -adaug, modific , sterg, atit pentru note cit si pentru sume, in plus la note mai exista un buton:

Cel de verific Cont, apelind la el putem afla usor distributia in credit si debit a unui cont, deoarece urmarim echilibrarea balantei, ne putem da usor seama unde s-a strecurat o eroare.

Dupa cum vedeti in imagine, se arata pentru balanta curenta toate corespondentele pentru contul selectat, in cazul nostru 371 a fost ales pentru a se verifica, avem numerele notelor si pozitia in cadrul notei a inregistrarilor care fac referire la contul selectat, in plus se face si o suma la final pe inregistrarile la care apare in debit si separat la inregistrarile unde apare ca credit.

Importul datelor din  alte programe
In subdirectorul Import al aplicatiei sunt modele de tabele DBF pe care programul le poate importa in aplicatie. Se poate importa:

1. Date Clienti – la incarcare se va face validarea CIF clientului ( tabela exemplu clienti.dbf )
2. Date Furnizori - la incarcare se va face validarea CIF furnizorului ( tabela exemplu furnizori.dbf )
3. Date Diverse Furnizori – diferentele ale facturilor neachitate ce trebuie urmarite cu ajutorul programului. ( tabela exemplu diverse.dbf )
4. Date Vanzari - diferentele ale facturilor neachitate ce trebuie urmarite cu ajutorul programului. ( tabela exemplu vanzari.dbf )
5. Balanta Contabila – date privind total sume ale balantei anterioare, atentie complectati si data, sau sold la 31.12, daca e vorba de sfirsit de an ( tabela exemplu balanta.dbf )

Configurare Aplicatie

Stabilire Gestiune:

Din Intretinere->Administrare Gestiuni se adauga noi gestiuni. Fiecare gestiune are un numar. Atentie odata create gestiunile, nu vor ma fii sterse, pot fi insa modificate toate celelalte date cu exceptia numarului gestiunii. La introducerea facturilor de la furnizor se trec toate reperele, fara a le separa. Pentru fiecare intrare insa se stabileste destinatia. Un nir corespunde unei facturi. Marfa din factura va ajunge in Jurnalul de Materiale, consumabilele in Jurnalul de Consumabile, sculele si dispozitivele in Jurnalul de Inventar, iar mijloacele fixe in Jurnalul de Mijloace Fixe.

Tip Amortizare se refera la Inventar marfa si Mijloace Fixe. Precizarea tipului normala sau accelerata se va face prin stabilirea duratei amortiarii, programul avand intervalul de durata normala pentru categorii de clasificare, contabilul trebuid sa aleaga durata mai mica ( pana la 2,5 ori in cazul amortizarii accelerate) sau egala cu cea din intervalul recomandat.
Tipul de scadere se refera la modul de scadere a marfurilor din gestiune, respectiv primul intrat - primul iesit sau primul intrat - ultimul iesit.
Inchiderea automata este la creerea bonurilor de material, bonurile emise prin casa de marcat sunt inchise automat. Daca creati o factura va trebui sa creati si bonurile aferente pentru a afecta stocul curent. de aceea in cazul facturilor exista posibilitatea de a creea factura si dupa validare sa generati si bonurile. Daca  nu ar fi bifata acesta optiune, din Aprovizionare-> Inchidere bonuri se pot inchide bonurile emise. Acesta este utila societatilor cu profil de productie, in care bonul urmeaza un traseu fizic, de la emitere la gestionar si apoi la compartimentul financiar, pentru inchidere.

Tip de magazin poate fi depozit si nu se calculeza TVA exigibil sau magazin, la care la intrarea marfii in magazin se calculeaza si TVA-ul anticipat de platit.

Stabilire Casa de Marcat:

O casa de marcat poate fi atasata unui singur calculator, iar un calculator poate avea atasate doar o singura casa de marcat.
Ne uitam pe bonul de proba, sau un bon emis deja, si cautam grupa de TVA cu care este configurata casa de marcat pentru cota de TVA. Acesta poate fi #A,#B,#C sau numai simplu A,B,C si in dreptul ei trecut cota. 0% 19% sau 9% sau mai nou 5%. Grupele de TVA trebuie sa corespunda cu cele de pe bonul emis ( Litera-Procent). E posibil sa nu fie programate toate cele trei cote, in acest caz se ignora cotele neimplementate.
Programul are toate driverele necesare incluse in chitul de instalare, tot ce aveti de facut este sa selectati casa de marcat care corespunde cu cea a dvs. De asemenea in momentul inceperii lucrului, daca doriti ca numarul de pe bon sa corespunda cu cel din calculator, complectati Nr.BonCurent-numarul ultimului bon emis. Verificati sa existe conexiune intre casa de marcat si calculator, casa de marcat sa fie in regim vanzare.

Introducere Factura de Aprovizionare:

Alegerea Furnizorului: daca nu exista, acesta fiind de regula situatia la inceput, alegem butonul Adauga. Daca avem conexiune la internet este suficient sa complectam CIF-ul furnizorului si sa alegem butonul Verific. Acesta va cauta pe situl Ministerului de Finante date despre furnizor si va complecta toate campurile pentru care gaseste date, inclusiv numele, adresa, nr. registrului comertului si nr. de telefon.

Dupa adaugarea unui furnizor, revenim in fereastra de creere nir si il alegem din lista, lista in care apare de data asta. Atentie la data scadenta, implicit este data generala din date firma, in formularul de date privind furnizorul avem posibilitatea sa modificam, daca exista un contract sau o intelegere, valoarea implicita a numarului de zile de scandenta.

Adaugarea de materiale in lista nirului, se alege Adaug, butonul de deasupra listei. Apare nomenclatorul de Materiale. Acesta are posibilitatea de alegere dupa denumire a materialului sau dupa categorie si nume articol. Fiind la inceput si presupunand ca nu avem stoc initial, vom alege Articole. Acolo putem adauga articolele pe care le vom folosi pentru complectarea materialelor de pe nir. Daca nu dorim sa creem articole pentru materiale, posibil pentru consumabile, materiale de inventar sau mijloace fixe, putem alege butonul Nou fara Articol. In functie de destinatia articolului introdus si de gestiunea ce va primi marfa pot sa apara toate sau mai putine campuri de complectat fata de cele care apar in imagine. Dupa adaugarea tuturor articolelor, inchidem ferestra nomenclatorului de materiale. Daca pe factura exista si servicii sau taxe de transport, acestea vor fi adaugate separat in jurnalul de diverse. Daca dorim sa inregistram plata in aceasta etapa, bifam optiunea de plata. In cazul taxarii inverse bifam casuta de taxare inversa. Cateva cuvinte despre taxarea inversa. Daca nu apare unde trebuie in jurnalul de TVA facturile unui anumit furnizor, in date furnizor putem sa fortam sa apara datele furnizorului in coloana specifica a jurnalului de TVA. Programul calculeaza automat valoarea nirului, dar uneori aceasta trebuie rotunjita la doua zecimale sau chiar va trebui sa distribuim diferenta pe materiale. In aceste cazuri, programul va semnala situatia si ne va intreba cum trebuie procedat.

Alegand generare nir, programul va genera nirul, plata – daca a fost bifata, si inregistrarea privin taxarea inversa – daca exista, precum si va rezolva conflictul privin diferenta dintre valoarea de intrare a inregistrarilor si cea din factura si in final genereaza nirul.

Listam nirul obtinut

Plata Factura:

Platim prin casa contravaloarea facturii 255/18.05.2009 .

Apoi alegem coloana Debit si compectam 401- furnizori

mergem pe coloana Factura si complectam numarul facturii

Programul face corespondenta intre facturi si plati. Daca factura nu exista in lista, folositi butonul de Actualizare pentru o data din luna facturii ce urmeaza a fii asociata platii.

Obtinere raportul plati:

Pentru cazul nostru, urmarim doar exemplu curent, ne limitam doar la aceasta factura si generam nota. De regula notele se genereaza la inchiderea lunii, ca sa cuprinda toate platile efectuate:

Facem o vanzare, pentru a urmari datele vom vinde intreaga cantitate aprovizionata, prin bon cu casa de marcat:

Alegem din gestiunea Magazin Material si din lista materialul

Cerem bon fiscal pentru finalizare:

Programul va tiparii pe casa de marcat conectata bonul fiscal.

Acum inregistram incasarile din data curenta prin casa de marcat

Alegem Vad Monetar:

Ducem incasarile in jurnalul de vanzari, observam ca trebuie sa facem aceate operatii pentru fiecare casa de marcat pentru fiecare zi, dupa finalizarea zilei respective:

Alegem Vanzari

Fiind o incasare numai prin bon nu este necesara adaugarea de nume client

Inchidem fereastra de Editare facturi Vanzari si astfel revenim in Vad Monetar unde trebuie sa inregistram si plata prin casa

Observam ca deja programul a complectat si inregistrarea din vanzari facturi in deptul incasarii

Acum inchidem toate ferestrele si cerem situatia incasarilor prin casa:

Generam nota contabila

Acum avem doua note contabile: platile si incasarile prin casa.

Mergem in Raport jurnale si generam Raport Jurnal Vanzari:

Si generam nota contabila:

Dupa ce adaugam si aceasta nota, din Materiale, vom genera intrarile si iesirile de materiale, inclusiv notele contabile pentru acestea.

Inchidem toate ferestrele si generam intrarile de materiale:

Generam nota corespunzatoare:

Adaugam nota si inchidem ferestrele deschise.

Generam Iesirile de materiale:

Pentru care generam nota contabila:

Pe care o adaugam.

Recapitulam acum, avem 5 note contabile care reflecta operatiile efectuate.

Vom presupune ca aceasta este toata activitatea lunii curente, pentru exemplul nostru, si dorim inchiderea lunii.

Vom inchide Cheltuieli din meniu, se inchid conturile de cheltuieli:

Vom inchide veniturile apoi

Apoi conturile de TVA

Acum avem 8 note contabile in total si putem obtine balanta contabila pentru luna curenta:

Inchidem toate ferestrele si generam balanta

Sa analizam balanta:

Din soldul lunii curente observam urmatoarele

Avem un plus in casa de 41.00 de lei din care

Profit                             34.45

TVA de plata                   6.55

Recapitulam : am achizitionat 10 buc. Cauciuc placa la 119 lei cu TVA pe care l-am vandut cu 160  lei inclusiv TVA, 100 lei fiind costul de achizitie fara TVA.

160-119 = 41 lei diferenta la care revine un TVA de plata de 6.55 lei, datorat adaousului comercial.

Ne uitam in nir adaosul comercial este pentru intreaga cantitate de 34.45 , TVA aferent 34.45*0.19 = 6.55

Acesta este doar o scurta parcurgere a programului.

Modulul Aprovizionare
Cuprinde facilitatile de adaugare a facturilor de materiale, creere niruri, bonuri de materiale sau regie, listare consumuri si vizualizarea stocurilor de materiale. La introducerea unui material de pe factura trebuie precizata destinatia acestuia care poate fii:

·    Material - se scade din gestiune prin bon de material ( sau marfa pentru unitatile de vanzare cu amanuntul si se scade prin bon fiscal) . Reglarea stocului de materiale se poate face prin casare materiale si urmarirea valorilor casate ( sunt in pret de achizitie) iar la raportul de gestiune apare valoarea casarilor in pret de vanzare cu amanuntul.

·    Consumabil - se scade din gestiune prin bon de regie ( in aceasta categorie intra si ambalajele)

·    Inventar - se scade prin casare - pentru acest tip de material trebuie compectat si jurnalul de amortizari de inventar, unde fiecarui material de inventar i se atribuie un numar de inventar ( automat de catre program ) si se complecteaza de contabil durata de amortizare.

·    Mijloc Fix - acestea trebuie introduse individual - daca sunt divizibile ( ex.bucati) pentru a le putea da fiecaruia cite un numar de mijloc fix. De asemenea se stabileste codul de clasificare, prin alegere din nomenclator, durata de functionare (nomenclatorul cuprinde si aceste intervale, dar nu le preea implicit) si anul de fabricatie.

·    Mijloc de Investitii - idem Mijloc Fix.
Pentru inventar, mijloace fixe sau mijloace de investitii, datele suplimentare, inclusiv data darii in folosinta, se va face din jurnalele respective. Editarea jurnalelor apartine implicit modulului decontabilitate, doarece sunt folosite in general pentru cotarea facturilor. Se pot adauga si alte unitati de masura prin modulul de administrare, unde va trebui sa brecizati daca unitatea de masura este divizibila sau nu. Acesta informatie este necesara materialelor de inventar, pentru a se putea genera numere de inventar individual fiecarui articol achizitionat. Unitatile de masura ce pot fi folosite:

·    BC - bucati

·    FL - flacoane

·    KG - kilograme

·    LT - litrii

·    MC - metrii cubi

·    ML - metrii liniari

·    MP - metrii patrati

·    PR - perechi

·    ST - box

·    TO - tone

Daca doriti si alte unitati de masura, le puteti introduce din modulul de administrare. Este indicat sa se faca conversia la introducerea materialelor in unitatile de masura in care se va emite bonurile. Programul ofera un instrument puternic de conversie a unitatilor de masura la introducerea datelor despre materiale.
Trebuie stabilita gestiunea - din administrare gestiuni, deoarece la introducerea materialelor trebuie precizata si gestiunea ( magazia ) pentru care se va genera nirul.Daca exista date in nomenclatorul de materiale, se face alegerea denumirii materialului celei mai apropiate din el, dupa alegerea unui material din nomenclator, denumirea se poate modifica.



Daca se foloseste codul de bare, selectia se poate face din nomenclator pe baza acestuia, si se preiau denumirea si unitatea de masura. Se compecteaza valoarea fara TVA din factura , cota TVA din factura, adaosul comercial ( valabil doar pentru materiale unitati vanzare cu amanuntul ).
Butonul de linga Adaos Com(%) se foloseste pentru stabilirea pretului de vanzare cu amanuntul.
Comanda - se stabilesc comenzile din modul de Administrare - se refera la destinatia materialului, pe puncte de lucru sau comenzi beneficiar. Consumurile de materiale si de regie se genereaza pe comenzi. Este indicat sa se stabileasca pentru consumabile o comanda de regie pentru evidentierea consumurilor interne. Cu ajutorul butonului de conversie se poate face conversii intre unitatile de masura



La introducerea unui material, acesta primeste un cod de material - unic. Scaderea pe baza bonurilor se face dupa codul de material, deci se stabileste de vanzator, sau de cel ce emite bonul, din ce material face emiterea. Alegerea materialului in modul de emitere bonuri se face din stocuri sau nomenclatorul de produse. Nomenclatorul de produse se foloseste in general pentru productia proprie ce urmeaza a fii vanduta. In stoc, materialul, chiar daca are aceeasi denumire sau EAN13, poate apare in mai multe inregistrari, dar cu coduri de material diferit - pina la eliminarea complecta a stocului pe codul respectiv. In cazul materialelor perisabile este benefica acesta metoda, deoarece se poate consulta si data intrarii in magazie a materialului. Stocul este afisat in ordinea denumirii materialului, pot exista din acesta cauza materiale cu aceeasi denumire si cod EAN13, dar cu intrari diferite in gestiune.


Dupa introducerea materialelor din factura se alege generare nir, se genereaza nirul, programul prevede ca data nirului sa fie acceasi cu cea a facturii, dar nu obliga la aceasta. Tot aici se precizeaza si data scadenta a facturii de intrare.

Numarul de nir se genereaza de program prin apasarea butonului Generare Nir. Daca furnizorul nu exista in lista de furnizor se poate adauga cu ajutorul butonului (+ Adaug). La adaugare furnizor, pentru persoane fizice sau parteneri externi, nu trebuie complectat codul de identificare fiscala, se lasa gol sau se trece 0.
In cazul facturilor cu taxare inversa sau discount se trec valorile din factura cu TVA sau in cazul discountului - fara discont, iar regularizarea se face din jurnale de "Regularizare TVA".
Modificarea unui Nir
Daca un nir a fost creat gresit si se doreste modificarea lui, se intra pe Modificare Intrari din Aprovizionare.

Daca nu avem bonuri emise sau casari, nirul se poate modifica cu cele doua optiuni: stergere sau modificare. <Generez nir> va creea doar o copie a nirului ce poate fi tiparita. <Detaliile> afiseaza sau ascund situatia bonurilor si a casarilor materialelor din nirului respectiv.Daca exista materiale emise, acestea de pot anula din Aprovizionare->Modific Bon Comanda, respectiv Modific Bon Regie.
Modificarea nirului consta in stergerea acestuia si aducerea in situatia de dinaintea creerii nirului. Este bine ca sa nu avem in lucru la adaug facturi un alt nir, deoarece datele nirului se inscriu pentru refacere in faza de generare peste eventualele date nefinalizate ale nirului in lucru. Acesta este valabil pentru statia curenta, fiecare statie de lucru avind cont separat, permitindu-se introducerea simultana de pe mai multe calculatoare a nirurilor.
Prin generarea nirului se creeaza inregistrai in:

·    Jurnal Cumparari Marfa,

·    Jurnal Consumabile,

·    Jurnal Inventar Marfa,

·    Jurnal Mijloace Fixe

·    Jurnal Mijloace Investitii

·    Jurnal Amortizari Inventar *
Inregistrarile urmeaza a fi cotate, in vederea obtinerii situatiilor contabile. * In jurnalul Amortizari Inventar - se complecteaza si perioada de amortizare.
Stergerea unui nir, va sterge aceste inregistrari, cotarea va trebui refacuta.
Creerea nirului actualizeaza stocurile de materiale ( marfa ).