Instalare
Program
Cu exceptia aplicatiei Monopost, in toate celelalte
situatii va trebui sa instalati mai intii Serverul SQL ales. Instalarea
acestuia este destul de simpla, daca se consulta mai intii paginile de suport a
sitelui, in care veti gasi detaliat pentru fiecare server modalitatea de
obtinere si tutorialul de instalare. Deoarece unele din serverele acceptate
sunt comerciale, nu se ofera un program de instalare a serverului SQL, exceptia
fiind aplicatia monopost cu serverul Firebird si aplicatia de retea cu serverul
Postgresql . Va trebui sa retineti la instalarea serverului datele necesare la
conectarea aplicatiei cu acesta.
Pentru instalarea cu utilizare prin internet a aplicatiei, consultati
tutorialul despre aplicatii distribuite teritorial. In cadrul acesteia aflati
cum puteti instala un server SQL accesibil prin internet - respectiv creere
unui nume de domeniu dinamic.
Monopost
Aplicatia monopost foloseste ca server SQL Firebrid
2.0 , daca doriti sa faceti salvari periodice a datelor este suficient copierea
fisierului GeoService.GDB din directorul aplicatiei pe un suport de arhivare
precum si folderul Firme. Refacerea bazei de date se face prin, depinde cit de
grav este incidentul, rescrierea fisierelor sau reinstalarea aplicatiei urmata
de suprascrierea fisierelor.
Versiunea 1.0.2.4 permite
refacerea aplicatiei fara a afecta datele existente. Daca nu dispuneti de
conexiune la internet, pentru a face actualizarea din program, descarcati
setupul si faceti reinstalare, datele dvs. vor fi in siguranta.
Transferul intre versiunea monopost si cea de retea se poate face prin backup
si restaurarea datelor pe alt server SQL, dupa ce ne-am asigurat ca am creat o
baza de goala pe acel server.
Retea
Intii se va instala Serverul SQL ales, este bine sa
consultati pasii de pe pagina de suport ai www.gestiune-sql.ro.
La instalarea serverului trebuie sa retineti
parametrii de conectare: numele calculatorului pe care faceti instalarea (
nume, ip sau domeniu), portul, daca nu este cel implicit al serverului SQL,
numele de utilizator si parola. Toti acesti parametrii vor fi necesari la
realizarea conectarii aplicatiei la acesta. In cazul MsSQL si MySQL trebuie sa
descarcati librariile de conectare la serverul a aplicatie, le gasiti de regula
in directorul bin al serverului proaspat instalat, si sa le copiati in
directorul Windows\system32, acestea sunt:
Descarcam urmind acest link biblioteca de acces a aplicatiei la MySQL si o
copiem in directorul system32 a sistemului de operare pe calculatorul pe care
urmeaza sa instalam aplicatia http://www.dll-files.com/dllindex/dll-files.shtml?libmysql. Dupa instalarea serverului, se poate instala si
aplicatia balanta, pe care o configuram cu numele de utilizator si parola
aleasa inainte.
Descarcam urmind acest link biblioteca de acces a aplicatiei la MSDE
(MsSQL2000) si o copiem in directorul system32 a sistemului de operare pe
calculatorul pe care urmeaza sa instalam aplicatia http://www.dlldll.com/ntwdblib.dll_download.html
Pentru serverele PostgreSQL si Firebrid, aplicatia client de retea are incluse
bibliotecile necesare si le copie la instalarea pe calculator.
Acum urmeaza sa o configurati aplicatia. Din Meniu->Editare->Conectare
aveti o fereastra de forma:
Atentie :Nu trebuie configurata aplicatia monopost,
ea este deja configurata !
Pentru a va conecta la un server SQL, urmati urmatorii pasi:
1)Alegeti protocolul, numele de protocol sunt suficient de sugestive si se
refera la serverul SQL la care doriti sa va conectati. Intii se instaleaza
serverul SQL si apoi aplicatia.
Serverul SQL se instaleaza de Dvs. urmand tutorialele de instalare, daca nu
reusiti, puteti sa apelati la noi folosind pagina de contact.
Serviciul de instalat server SQL
si setarile pentru aplicatii distribuite teritorial nu sunt incluse in pretul
aplicatiei. Datorita restrictiilor impuse de MySQL, biblioteca de conectare la
acesta nu este inclusa in aplicatie, ea se gaseste in directorul
"bin" al directorului de instalare a serverului MySQL sau se poate
descarca de urmind locatia indicata in pagina de suport destinata serverului MySQL.
La Catalog/Schema in general e trecut numele bazei de date, daca sunteti la
conectarea din retea si nu ati definitivat inca conectarea, sunt trecute
implicit valorile de conectare la o baza a serverului existenta stabilit de
protocol:
Numele de baze Implicite:
· postgres - pentru PostgreSQL
· master - pentru MsSQL
- SYSDBA - pentru Firebird
· mysql - pentru MySQL
Numele de utilizator implicite sunt:
· postgres - pentru PostgreSQL
· sa - pentru MsSQL
· root - pentru MySQL
Doar pentru Firebrid exista si o parola implicita -
masterkey. Fiecare server are o baza de date implicita, pentru a se putea
valida conectarea.
Daca ati folosit valoarea implicita pentru port a serverului, puteti sa lasati
0, programul cunoaste portul implicit pentru un anumit protocol, daca nu,
folositi valoarea data la instalarea serverului.
2)Scrieti Hostul, adica numele calculatorului pe care ati instalat serverul.
Se poate afla cu utilitarul HOST.EXE instalat si el in directorul
aplicatiei. Se va executa de pe calculatorul pe care este instalat serverul. Ne
va da trei nume posibile de host la alegere.
Pentru conectarea prin intermediul internetului este mai bine sa avem un nume
de domeniu (dynamic DNS-gratuit), deoarece e posibil ca adresa afisata de program
sa se schimbe in timp, in functie de modul de gestionare a adreselor de catre
furnizorul de servicii de internet la care sunteti abonati.
Trei metode pentru host, pe care o folosim ? Prima o folosim intr-o retea de
dimensiuni mici sau locale, a doua in retea de dimensiuni mari, care are mai
multe subretele, iar a treia pentru acces prin internet la serverul sql, asa
numitele aplicatii distribuite teritorial. Puteti fi in alta tara, dar sa
aflati situatia financiara a firmei de acasa.
In general cele trei: Catalog, Schema si DataBasese complecteaza cu aceeasi
valoare.
Parola pentru server si numele de utilizator, sunt cele alese de dvs. la
instalarea serverului SQL, daca este vorba de aplicatia monopost acestea sunt
SYSDBA si parola masterkey .
3)Dupa ce ati completat campurile , lasind pentru Catalog,Database si Schema
valorile puse de program, a venit timpul sa testam conectarea la baza de date
implicita a serverului. <Test Conexiune>
Daca am reusit, se va aprinde iconul cu becul, daca nu, va trebui sa verificam
ce nu merge, valorile sunt corecte ? exista un firewall intre cele doua
calculatoare, blocheaza ceva conectarea ?
Dupa ce raspundem la aceste intrebari, putem trece mai departe. Pentru acces
prin internet, recomand folosirea la server a portului 143, este implicit
portul de IMAP, o posta prin interfata web, pe care majoritatea providerilor de
internet nu o blocheaza. Asta daca fireste nu o folositi dvs. in scopul ei
initial, de posta prin interfata web.
4)Creerea bazei de date. De data asta este simplu apasam <Creeaza Baza>,
suntem invitati sa incarcam baza de date.
Ceea ce se intimpla de fapt, se creeaza pe serverul SQL o baza de date cu
numele GeoService, care devine implicita pentru program.
5)Incarcam baza de date. Acesta este un fisier cu extensia .SQL, care la
instalarea aplicatiei de retea este pus in directorul \Update al aplicatiei. De
fapt acolo gasiti de fapt 4 astfel de fisiere, cite unul de fiecare tip de
server: MySQL, MsSQL, PostgreSQL,Firebird. Il veti alege pe cel ce corespunde
serverului aplicatiei dvs.
Acum am terminat conectarea, vom reveni la aceasta casuta de dialog doar daca
vom upgrada baza de date a serverului.
Actualizarea
Actualizarea aplicatie se poate efectua in doua
moduri. Daca dispuneti de o conexiune la internet pe calculatorul pe care se
afla instalata aplicatia se poate alege din modulul
Intretinere->Actualizare. Avantajul acestei metode consta in simplicitate si
in faptul ca sunteti anuntati de actualizarile disponibile.
Dupa cum
se observa in imagine, in cazul aparitiei unei versiuni noi va apare pe bara
inferioara o notificare, care precizeaza actualizarea disponibila. Daca mutati
sageata mouselui pe acesta notificare si dati click, va apare un balon
informativ care va va preciza continutul actualizarii.
A doua metoda de
a efectua actualizarea, in cazul in care nu aveti disponibila o conexiune la
internet pe calculatorul pe care pe care este instalata aplicatia. In acest caz
puteti consulta paginile forumului
privind modificarile aduse aplicatiei si descarca setupul aplicatiei pe care in
puteti instala peste aplicatia existenta. In cazul versiunii de retea, veti
descarca clientul de retea. E indicat sa faceti instalarea pe fiecare statie
unde exista instalata aplicatia, pentru a nu exista versiuni diferite ale
aplicatiei in statii diferite. In cazul acesta este posibil ca aplicatiile
neactualizate sa nu functioneze corespunzator.
Un caz aparte il reprezinta
trecerea de la o vesiune inferioara a aplicatiei la o versiune superioara.
Acest gen de actualizare este gratuita, dar necesita masuri suplimentare de
siguranta. In acest scop este recomandat sa faceti o salvare a bazei de date,
eventual si a aplicatiei. In cazul variantei monopost este suficient sa faceti
o copie a directorului aplicatiei cu subfolderele corespunzatoare. In cazul
aplicatiei de retea, prima lansare a unei aplicatii client actualizata va face
modificarile necesare trecerii de la o versiune la alta. Nu este recomandat sa
lansati simultan mai multe aplicatii in acesta faza. Dupa actualizarea bazei de
date, clientii cu versiuni inferioare ar putea sa functioneze necorespunzator.
Obs. Aplicatia monopost va functiona si in noua locatie unde ati efectuat copierea sa, daca este pe acelasi calculator unde se afla si directorul initial.
Date Firma
Introducerea datelor despre firma:
Meniu->Editare-Date Firma
Datele cerute de program la apelarea
Meniu->Editare->Date Firma apar la completarea rapoartelor, precum si la
generarea declaratiei 349 de catre program. Daca generati declaratia 349 si o
exportati pentru validare in programul ministerului de finante, va trebui sa
complectati campurile Telefon si Fax. Adaosul comercial este cel general, pe
care il propune programul la generarea NIR, atunci acesta poate fi modificat,
daca este 0, nu se va mai cere valoarea adaosului comercial, Adaos=0 valabil
pentru societatile cu specific de productie.
Adausul comercial >0 este o valoare orientativa, deoarece dupa
creerea catalogului de articole, valoarea efectiva a adaosului se va calcula
folosind, pentru vanzari detail, pretul de catalog, iar pentru vanzari angro,
pretul de angro, definit la articole marfa. Punand insa 0 la adaus schimbam
comportarea programului, va putea fi folosit doar de societatile care nu au
vanzari in detail.
Valorile ce se complecteaza sunt pentru firma curenta.
Apasind butonul Urmatorul se trece la Optiunile de
configurare a facturilor. Aici trebuie aleasa sigla societatii, se face dublu
clic pe imagine si se alege un fisier imagine JPG. Programul tipareste 3
exemplare de factura, se poate alege imaginea de fundal a facturilor. Acestea
nu trebuie sa contina culoarea negu, aceasta fiind rezervata scrisului datelor
facturii, care trebuie sa ramina vizibila, recomandat sa fie imagini identice
pe nuante corespunzatoare celor trei culori, dar estompate. Tot aici se defineste
datele pentru vanzatorul implicit, ce vor fi folosite la facturare, cind nu s-a
definit inca utilizatori cu drepturi de emitere a facturilor .Administratorul
aplicatiei are inclusiv acest drept, indiferenta daca are sau nu datele
complectate).
Bifarea optiunii data scadenta, cu precizarea numarului de zile, va determina
programul sa treaca pe fiecare factura precizarile la data de scadenta a
facturilor. Cu observatia ca data de scadenta este de tip general, la definirea
clientilor exista posibilitatea precizarii in particular a termenelor de
scadenta si a discountului acordat pentru fiecare client in parte. Daca aceste
date nu sunt complectate, programul va folosi datele precizate aici. Daca nici
aici nu sunt complectate datele, va ignora trecerea datei de scadenta in
factura.
Model decizie pentru numar si serie facturi gasiti aici.
Programul poate folosi orice cititor cu coduri de
bare care are prin softul sau are posibilitatea de a scrie in clipboardul
sistemului de operare un cod EAN13 valid. Pentru a folosi optiunea de
actualizare a cursului valutar actualizat automat, programul trebuie sa poata
accesa internetul, respectiv situl Bancii Nationale a Romaniei. Conturile
implicite sunt cele considerate ca implicit la Vad Facturi Clinti/Furnizori.
Tot aici se complecteaza codul de inregistrare a aplicatiei. Aplicatia
neinregistrata are limitari de functionare fata de cea inregistrata, dupa
introducerea codului de inregistrare aceste limitari vor fi eliminate. Codul de
inregistrare in cazul aplicatiei de retea se introduce doar la una din
aplicatii, celelalte aplicatii vor trebui doar repornite.
Ultima pagina ne permite sa adaugam sau sa stergem societati, precum sa alegem
firma curenta. De observat faptul ca la alegerea unei noi societati, datele
paginilor anterioare se modifica, corespunzator datelor societatii alese in
aceasta pagina. Societatea pe care este pozitionat indicatorul este societatea
curenta, dupa inchiderea acestei casute de dialog, aplicatia va lucra cu
datele societatii selectate aici. Stergerea unei societati este o
operatie ireversibila. Faceti salvari periodice. In cazul aplicatiei monopost,
refacerea datelor dupa o copie va creea
o noua societate care va apare in acesta lista. Deci dupa refacerea
datelor, va trebui sa deschideti acesta pagina si sa complectati datele despre
societatea refacuta.
Adaugare Gestiuni
Din Meniu->Editare->Admin. Gestiuni se adauga
gestiuni. E necesara definirea a cel putin o gestiune pentru a se introduce
materiale de pe facturi si pentru a se creea NIR-uri.
Numar gestiune este numarul gestiuni 0..100,daca
bifati analitice gestiune acesta va fii folosit pentru generarea conturilor
analitice de gestiune.
Nume gestiune ex:Magazie 1 ,
Gestionar este numele gestionarului,
Adresa este adresa gestiunii.
Este esential sa nu modificati numarul gestiuni
odata creata, puteti modifica insa celelalte date.
Tip Gestiune , daca este magazin se va folosi conturile de TVA
neexigibila. Societatile de productie si servicii vor folosi de regula gestiuni
de tip depozit.
Scaderea se refera la modalitatea de descarcare a gestiunii ( primul
intrat-primul iesit FIFO sau primul intrat-ultimul iesit - LIFO)
Amortizarea se refera la materiale de inventar si mijloace fixe. Jurnalul de
inventar, precum si cel de mijloace fixe, inclusiv cel de mijloace de
investitii permit stabilirea duratei amortizarii, putandu-se preciza durata.
Pentru amortizarile accelerate, durata de amortizare poate scadea pana 2.5 de
ori fata de durata de amortizare normala, conform reglementarilor in vigoare.
Adaugare Comenzi
Comenzile sunt folosite pentru a evidentia
consumurile de materiale sau consumabile pe comanda. Comenzile pot fi asociate
agentilor de vanzari sau clienti pentru care dorim sa urmarim marfurile vandute
catre acestea. E bine sa creati cel putin o comanda de regie pe care se vor
descarca consumabilele.
Administrare->Administrare Comenzi
Comanda reprezinta un ID format din maxim 8 cifre
sau caractere, Obiectiv este denumirea explicita a comenzii Ex:Regie. Datele de
incepere si terminare a comenzii sunt doar informative.
Adaugare Utilizatori
Daca nu adaugati nici un utilizator, programul nu
va cere marca si parola utilizatorului la pornire. Trebuie sa adaugati ce putin
un utilizator cu drepturi de intretinere a aplicatiei daca doriti sa folositi
aplicatia in retea si sa va folositi de autentificarea utilizatorului.
Drepturile utiliatorilor sunt in numar de patru si definesc accesul la cele
patru module:
Intretinere - acces in toate modulele
Aprovizionare
Vanzare
Contabilitate
Dreptul asociat unui utilizator poate cuprinde un
singur drept sau combinatii ale acestora. Sa nu stergeti ulilizatorul cu
dreptul de intretinere a aplicatiei, daca il creati !.
Adaugare Case de Marcat
Pentru a folosi optiunea de generare a bonului
pentru casa de marcat din program, este necesar sa configurati cel putin un
program local sau din retea care sa fie conectat pe portul serial sau USB cu o
casa de marcat din tipurile admise de program. Cablul de conectare il puteti
achizitiona de la furnizorul casei de marcat sau de la un magazin de componente
de calculator.Va trebuie un cablu Port Serial(mama) - Port telefon (modem) sau
un cablu USB.
Achizitionarea codului serial pentru programul DATPRINT.EXE o puteti face de la
furnizorul casei de marcat ( este identic cu cel pentru FPRINT) sau de la firma
DATECS www.datecs.ro
Pentru celelalte tipuri de case de marcat, acesta
este gratuit si sunt instalate o data cu programul. Si driverul pentru case de
marcat Datecs este instalat o data cu programul, dar necesita lansarea
programului Setup, din calea driverului. Subdirectorul "case" contine
driverele caselor de marcat. Mergeti la C:\Program Files\Balanta
Profesional\case\Datecs si lansati Setup.exe
Pentru contabili care achizitioneaza programul, dar
care nu dispun de case de marcat, a fost introdusa o casa de marcat virtuala,
care are avantajul ca nu trebuie configurata si nu emite mesaje de eroare cand
se emit bonurile fiscale si fireste nu gaseste casa de marcat conectata. De ce
este necesar folosirea acestui echivalent al casei de marcat ? Deoarece
programul tine evidenta monetarului si poate face corespondenta intre jurnal
vanzari si incasari.
Case de marcat suportate de program(driver inclus):
DATECS MP500TR
DATECS MP55
DATECS MP5000
SAMSUNG
FPrint Datecs DP50
FPrint Datecs DP50D
FPrint Datecs DP50-Ke
FPrint Datecs DP50-Ro
FPrint Datecs DP50D-Ro
FPrint Datecs ER250F
FPrint Datecs MP50
FPrint Datecs MP55
FPrint Datecs MP55-Arm
FPrint Datecs MP55M
FPrint Datecs MP55B
FPrint Datecs MP55M-Yu
FPrint Datecs MP55-Ro
FPrint Datecs MP55L-Ro
FPrint Datecs MP55LD-Ro
FPrint Datecs MP56-Li
FPrint Datecs MP500
FPrint Datecs MP500-La
FPrint Datecs MP500T
FPrint Datecs MP500TR
FPrint Datecs MP500TR-Yu
FPrint Datecs MP500TR-La
FPrint Datecs MP5000
FPrint Datecs MP5000M
FPrint Datecs MP5000-Est
FPrint Datecs MP5000-Mo
FPrint Datecs MP5000-Ro
FPrint Datecs DP500
FPrint Datecs FP300
FPrint Datecs FP300-Ke
FPrint Datecs FP3530
FPrint Datecs FP550F-40
FPrint Datecs FP550F
FPrint Datecs FP550F-Mo
FPrint Datecs FP550F-Ro
FPrint Datecs FP550F-Yu
FPrint Datecs FP1000
FPrint Datecs FP550-Bd
FPrint Datecs FP300-Kz
FPrint Datecs FP1000-Kz
FPrint Datecs FP550-Kz
Activa Classic
Activa Max
Activa Magic
Zeka
Zeka M
Euro-2000 M Alpha - 2400 PLU
Euro-2000 T Alpha - 2400 PLU
Euro-1000 M
Euro-1000 T'
Euro-2000 M Alpha - 10000 PLU
Euro-2000 T Alpha – 10000 PLU
Euro-2000 TE - 2400 PLU
Euro-2000 TE - 6000 PLU
Euro-2500 T
Euro-500 T Handy - 2100 PLU
Euro-500 T Handy - 10000 PLU
Euro-2500 T
Euro-500 TX Handy - 2100 PLU
Euro-500 TX Handy - 10000 PLU
Euro-200 TX
Novitus MG1000
Novitus MG 1200
Novitus MG 1500
Optima CR300
Optima CR500
Optima CR655
Optima CR715
Elka 704
Elka 943
Elka micro 04
Elka 2000
Casa Virtuala
Introducere Cod Inregistrare
Din Administrare->Date Firma la Optiuni puteti
trece codul de inregistrare al programului. Fara acest cod de inregistrare
programul va prezenta limitari in privinta numarului de niruri , facturi si
chitante pe care le puteti introduce. Dupa depasirea numarului maxim permis,
programul va inlocui numele societatii cu SC DEMO SRL iar CUI cu DEMO_CUI. Dupa
introducerea codului de inregistrare, programul va reveni in regim normal. E
necesar introducerea numai dupa un calculator a acestui cod de inregistrare,
celelalte programe, daca se foloseste o retea de calculatoare, sau conexiunea
prin internet, trebuie doar lansate din nou.
Stocuri si Solduri Initiale
Introducerea stocului initial se face alegand
Aprovizionarea->Adaug Facturi:
Se bifeaza Stoc Initial si alegand butonul Incarc
se incarca fisier cu extensia cvs. In directorul import al aplicatiei gasiti un
model de astfel de fisier. Acest fisier il puteti creea in excel si apoi salva
cu extensia cvs, aplicatia Excell va transforma tabelul automat in formatul
acceptat de program, atentie tabelul nu va contine titlul de tabel. Este bine sa
alegeti dinainte gestiunea in care se vor incarca materialele.Se va bifa
"Stoc Initial",si se va genera nirul. Stocul initial poate proveni de
la mai multi furnizori. Pentru a evidentia ramasul de plata pentru fiecare
furnizor in parte se va creea cate o inregistrare in facturi diverse pe o
perioada care sa nu afecteze semestrul curent cu aceasta valoare (pentru a nu
afecta declaratia 394). Pentru declaratia 394 creati declaratia pe perioada pe
care ati lucrat cu alt program in vederea concatenarii cu declaratia generata
de Balanta Profesional, aceasta se poate face in forma ce genereaza declaratia.
Stocul
initial nu va apare in intrari materiale sau ramas de plata..
Descriere fisier Import Stoc
Campuri:
Denumire Lungime Tip Descriere
----------- ------ ----------- ------------
1. DENUMIRE 60 Alfanumeric Denumire marfa sau material
2. TVA Vanzare Numeric Procent TVA vanzare implicit TVA firma (necesar cand se
vor introduce
cote de TVA distincte pe produse 5 % si 25% )
3. UM 2 Alfanumeric Unitatea de masura
('BC','FL','KG','LT''MC','ML','MP','PR','ST','TO')
4. CANTITATE Numeric Cantitate
5. VALOAREFARATVA Numeric Valoarea fara TVA a marfii
6. TVA Numeric Procent TVA cumparare
7. COMANDA 8 Alfanumeric Nume Comanda
8. INVENTAR 1 Alfanumeric Tip material(
'C' CONSUMABIL
'I' INVENTAR
'S' Inventar SDV-uri
'M MIJLOC FIX
'V' MIJ.INVES.
'B' MATERIAL sau MARFA)
9. GESTIUNE Numeric Numar Gestiune
10.ADAOSCOMERCIAL Numeric Procent adaos comercial
11.EAN13 13 Alfanumeric Cod Ean 13
Exemplu concret:
"CAUCIUC PLACA D
4",19.00,"KG",10.00,100.00,19.00,"00000000","B",0,37.61,""
"HARTIE
A4",19.00,"BC",10.00,100.00,19.00,"00000000","C",0,0.00,""
"ARO
MASINA",19.00,"BC",1.00,"100,000.00",19.00,"00000000","M",0,0.00,""
"BORMASINA G
10",19.00,"BC",5.00,405.00,19.00,"00000000","I",0,0.00,""
Apoi se bifeaza optiunea "Stoc Initial" si se genereaza Nirul.
Anumite campuri sunt complectate automat de program.
O alta varianta este incarcarea stocului
initial ditr-un fisier DBF. In
directorul import al aplicatiei este un fisier mode. Semnificatia campurilor
este urmatoarea:
1.Denumire-Denumirea
marfii sau materialului
2.Cantitatea
–Cantitatea
3.UM
– Unitatea de Masura
4.Valoarea
– Valoarea fara TVA a marfii
5.Comanda
– Comanda
6.Inventar
– Tip material
7.TVA
– Procentul TVA la achizitionare
8.Pret
– Pretul de vanzare cu amanuntul, valabil doar pentru gestiuni de tip
magazin
9.EAN
13 – Codul numeric EAN 13 asociat, daca folositi cititoare de coduri de
bare.
Atentie ! Puteti stabili tipul fisierului
ce urmeza a fi folosit ca stoc initial in casuta de dialog (implicit acum este
DBF, dar puteti stabili CSV ).
Evidenta platilor catre furnizorii stocului, o va tine programul in functie de
data scadenta trecuta in facturi diverse, chiar daca data facturilor a fost
decalata in vederea neafectarii declaratiei 394..
2)La mijloace fixe si inventar, e bine ca sa fie trecuta valoarea si data din
factura initiala de intrare, data darii in folosinta va trebui compectata,
chiar daca este anterioara introducerii stocului initial, programul va tine
seama de aceasta si va calcula pe baza ei amortizarea.
Actualizare Catalogul de Articole
Dupa introducerea stocului initial, vom creea catalogul de articole. Mergem
in Vanzari-Catalog Articole
Observam ca stocul initial apare la "Fara Articole si Categori". Va
trebui sa creem categorii, astfel incat sa ne ajute la vanzari, deoarece
articolele pot fi cautate mai usor in categoria din care fac parte. Avantajul
major al catalogului este faptul ca ne permite sa stabilim "Pretul
Angro" si "Pretul de Catalog". Sunt respectiv preturile cu
amanuntul cu care dorim sa vindem marfa, din depozit, respectiv din magazin. La
introducerea unui nou nir, programul va putea calcula automat pretul de vanzare
cu amanuntul conform acestui catalog. Este recomandat ca inainte de a face o
modificare de pret, sa incepem cu catalogul de articole, dupa care mergem la
gestiunile respective si modificam preturile la stocurile existente. Astfel
programul va stii implicit la ce noua valoare a pretului doriti sa faceti
modificarea de pret. Obs.:Modificarea efectiva a pretului de vanzare in magazin
este posibila doar prin intermediul Procesului Verbal de Modificarea a
Pretului. Acest pas este necesar pentru o evidenta corecta a stocului si in
vederea generarii corecte a notelor contabile de descarcare a gestiunii. Pentru
depozite, pretul se modifica doar din catalogul de articole, neexistind TVA
exigibil. Tot din Catalogul de Articole putem genera si etichetele pe care sa
le atasam articolelor. Se recomanda achizitionarea de hartie autoadeziva in
format A4 . Atentie, daca producatorul nu are un cod de bare pentru articolul
nostru, putem genera noi un cod de bare intern unic ,asociat articolului, pe
care sa-l folosim la etichetare. Chiar daca nu folosim un cititor cu coduri de
bare, putem sa ne folosim de echitarea articolelor.
Categoriile se pot structura dupa dorinta, se poate observa ca pot fi mutate in
structura arborescenta cu oricate ramuri.
Al doilea lucru dupa instalarea programului este introducerea datelor necesare
din balanta lunii anterioare. Pentru aceasta avem nevoie de un exemplar al
balantei pe luna trecuta.
Exista doua metode:
1.Importul din fisier DBF (Intretinere->Import->Balanta) ;Modelul de fisier DBF este Balanta.DBF din subdirectorul Import al aplicatiei;
2.Creerea unei balante fictive pentru luna anteriara cu ajutorul editarului de note contabile.
Vom
creea o nota pe luna trecuta (+) in fereastra, butonul de sus. Data va fii pe
luna anterioara, numarul notei 01, pozitia 01, explicatii: Valori balanta
anterioara
Vom trece apoi in ferestra mai mica (+) de jos
pentru a adauga valorile. Pentru valori vom folosi coloanele de Total Sume din
balanta anterioara, de credit si de debit, daca luna anterioara nu este luna
decembrie, altfel vom folosi coloanele Sold credit si debit ale lunii
decembrie.
Parcurgem valorile din coloana de Debit si adaugam
inregistrari:
Suma :Valoarea din coloana debit
Debit:Contul in balanta
Credit: nimic
Parcurgem valorile din coloana de Credit si adaugam
inregistrari:
Suma :Valoarea din coloana debit
Debit:nimic
Credit: Contul in balanta
Generam balanta pe luna precedenta
Meniu->Situatii->Balanta, la generare alegem luna precedenta, aceasta
balanta nu va putea fi folosita, dar scopul ei este de a pregati Sume
Precedente pentru balanta pe luna curenta.
Verificam la editare daca suma nota este suma
coloanei de debit si cea de credit.
Acum putem genera balanta si pe luna curenta,
binenteles ca rulajul este zero, dar putem verifica coloana sume precedente cu balanta
anterioara.
Programul in versiunea actuala nu genereaza singur
note contabile, notele contabile vor fi introduse de utilizator pe baza
analizei jurnalelor. Jurnalele sunt generate de program pe baza facturilor de
cumparare/vinzare si a Incasarilor/Platilor introduse de utilizator. Programul
verifica corelatia intre contul de cotare a facturii si cel de plata/incasare.
Etapa urmatoare este introducerea facturilor:
-Facturi de incasat:Editare Jurnale Vinzari, Avans
Vinzari, Clienti Incerti.
-Facturi de platit:Editare Jurnale Delegatii,
Prestari servicii, Achizitii Diverse.
Introducere Date
Pentru a introduce date vom analiza fereastra de
editare note contabile, aceasta este impartita in trei , partea de sus -
introducere note, partea de jos stinga - informatii si partea de jos dreapta -
sume.
La deplasarea de la o inregistrare la alta in
ferestra de sus, in fereastra de sume vor fi afisate valorile corespunzatoare
notei si pozitiei din cadrul notei. In fereastra de informatii avem valoarea
totala a notei si individual a pozitiei din cadrul notei.
Modificind pozitia, data sau numarul unei note,
programul va duce automat pe el sumele corespunzatoare, stegerea unei note
implica si stergerea sumelor.Stergerea este ireversibila, de aceea programul va
va cere confirmarea de fiecare data cind stergeti o inregistrare oriunde, fie
in editare note, incasari, plati sau jurnale.
Verificare Cont
Observam cele trei butoane -adaug, modific , sterg,
atit pentru note cit si pentru sume, in plus la note mai exista un buton:
Cel de verific Cont, apelind la el putem afla usor
distributia in credit si debit a unui cont, deoarece urmarim echilibrarea
balantei, ne putem da usor seama unde s-a strecurat o eroare.
Dupa cum vedeti in imagine, se arata pentru balanta
curenta toate corespondentele pentru contul selectat, in cazul nostru 371 a
fost ales pentru a se verifica, avem numerele notelor si pozitia in cadrul
notei a inregistrarilor care fac referire la contul selectat, in plus se face
si o suma la final pe inregistrarile la care apare in debit si separat la
inregistrarile unde apare ca credit.
Importul datelor din
alte programe
In subdirectorul Import al aplicatiei sunt modele
de tabele DBF pe care programul le poate importa in aplicatie. Se poate
importa:
- Date Clienti
– la incarcare se va face validarea CIF clientului ( tabela
exemplu clienti.dbf )
- Date
Furnizori - la incarcare se va face validarea CIF furnizorului (
tabela exemplu furnizori.dbf )
- Date Diverse
Furnizori – diferentele ale facturilor neachitate ce trebuie
urmarite cu ajutorul programului. ( tabela exemplu diverse.dbf )
- Date Vanzari
- diferentele ale facturilor neachitate ce trebuie urmarite cu
ajutorul programului. ( tabela exemplu vanzari.dbf )
- Balanta
Contabila – date privind total sume ale balantei anterioare,
atentie complectati si data, sau sold la 31.12, daca e vorba de sfirsit de
an ( tabela exemplu balanta.dbf )
Configurare Aplicatie
Stabilire Gestiune:
Din Intretinere->Administrare Gestiuni se adauga noi gestiuni. Fiecare gestiune are un numar. Atentie odata create gestiunile, nu vor ma fii sterse, pot fi insa modificate toate celelalte date cu exceptia numarului gestiunii. La introducerea facturilor de la furnizor se trec toate reperele, fara a le separa. Pentru fiecare intrare insa se stabileste destinatia. Un nir corespunde unei facturi. Marfa din factura va ajunge in Jurnalul de Materiale, consumabilele in Jurnalul de Consumabile, sculele si dispozitivele in Jurnalul de Inventar, iar mijloacele fixe in Jurnalul de Mijloace Fixe.
Tip
Amortizare se refera la Inventar marfa si Mijloace Fixe. Precizarea tipului
normala sau accelerata se va face prin stabilirea duratei amortiarii, programul
avand intervalul de durata normala pentru categorii de clasificare, contabilul
trebuid sa aleaga durata mai mica ( pana la 2,5 ori in cazul amortizarii
accelerate) sau egala cu cea din intervalul recomandat.
Tipul de scadere se refera la modul de scadere a marfurilor din gestiune,
respectiv primul intrat - primul iesit sau primul intrat - ultimul iesit.
Inchiderea automata este la creerea bonurilor de material, bonurile emise prin
casa de marcat sunt inchise automat. Daca creati o factura va trebui sa creati
si bonurile aferente pentru a afecta stocul curent. de aceea in cazul
facturilor exista posibilitatea de a creea factura si dupa validare sa generati
si bonurile. Daca nu ar fi bifata acesta optiune, din Aprovizionare->
Inchidere bonuri se pot inchide bonurile emise. Acesta este utila societatilor
cu profil de productie, in care bonul urmeaza un traseu fizic, de la emitere la
gestionar si apoi la compartimentul financiar, pentru inchidere.
Tip de magazin poate fi depozit si nu se calculeza TVA exigibil sau magazin, la care la intrarea marfii in magazin se calculeaza si TVA-ul anticipat de platit.
Stabilire Casa de Marcat:
O casa de marcat poate fi atasata unui singur calculator, iar un calculator
poate avea atasate doar o singura casa de marcat.
Ne uitam pe bonul de proba, sau un bon emis deja, si cautam grupa de TVA cu
care este configurata casa de marcat pentru cota de TVA. Acesta poate fi
#A,#B,#C sau numai simplu A,B,C si in dreptul ei trecut cota. 0% 19% sau 9% sau
mai nou 5%. Grupele de TVA trebuie sa corespunda cu cele de pe bonul emis (
Litera-Procent). E posibil sa nu fie programate toate cele trei cote, in acest
caz se ignora cotele neimplementate.
Programul are toate driverele necesare incluse in chitul de instalare, tot ce
aveti de facut este sa selectati casa de marcat care corespunde cu cea a dvs.
De asemenea in momentul inceperii lucrului, daca doriti ca numarul de pe bon sa
corespunda cu cel din calculator, complectati Nr.BonCurent-numarul ultimului
bon emis. Verificati sa existe conexiune intre casa de marcat si calculator,
casa de marcat sa fie in regim vanzare.
Introducere Factura de Aprovizionare:
Alegerea Furnizorului: daca nu exista, acesta fiind de regula situatia la inceput, alegem butonul Adauga. Daca avem conexiune la internet este suficient sa complectam CIF-ul furnizorului si sa alegem butonul Verific. Acesta va cauta pe situl Ministerului de Finante date despre furnizor si va complecta toate campurile pentru care gaseste date, inclusiv numele, adresa, nr. registrului comertului si nr. de telefon.
Dupa adaugarea unui furnizor, revenim in fereastra de creere nir si il alegem din lista, lista in care apare de data asta. Atentie la data scadenta, implicit este data generala din date firma, in formularul de date privind furnizorul avem posibilitatea sa modificam, daca exista un contract sau o intelegere, valoarea implicita a numarului de zile de scandenta.
Adaugarea de materiale in lista nirului, se alege Adaug, butonul de deasupra listei. Apare nomenclatorul de Materiale. Acesta are posibilitatea de alegere dupa denumire a materialului sau dupa categorie si nume articol. Fiind la inceput si presupunand ca nu avem stoc initial, vom alege Articole. Acolo putem adauga articolele pe care le vom folosi pentru complectarea materialelor de pe nir. Daca nu dorim sa creem articole pentru materiale, posibil pentru consumabile, materiale de inventar sau mijloace fixe, putem alege butonul Nou fara Articol. In functie de destinatia articolului introdus si de gestiunea ce va primi marfa pot sa apara toate sau mai putine campuri de complectat fata de cele care apar in imagine. Dupa adaugarea tuturor articolelor, inchidem ferestra nomenclatorului de materiale. Daca pe factura exista si servicii sau taxe de transport, acestea vor fi adaugate separat in jurnalul de diverse. Daca dorim sa inregistram plata in aceasta etapa, bifam optiunea de plata. In cazul taxarii inverse bifam casuta de taxare inversa. Cateva cuvinte despre taxarea inversa. Daca nu apare unde trebuie in jurnalul de TVA facturile unui anumit furnizor, in date furnizor putem sa fortam sa apara datele furnizorului in coloana specifica a jurnalului de TVA. Programul calculeaza automat valoarea nirului, dar uneori aceasta trebuie rotunjita la doua zecimale sau chiar va trebui sa distribuim diferenta pe materiale. In aceste cazuri, programul va semnala situatia si ne va intreba cum trebuie procedat.
Alegand
generare nir, programul va genera nirul, plata – daca a fost bifata, si
inregistrarea privin taxarea inversa – daca exista, precum si va rezolva
conflictul privin diferenta dintre valoarea de intrare a inregistrarilor si cea
din factura si in final genereaza nirul.
Listam nirul obtinut
Plata Factura:
Platim prin casa contravaloarea facturii 255/18.05.2009 .
Apoi alegem coloana Debit si compectam 401- furnizori
mergem pe coloana Factura si complectam numarul facturii
Programul face corespondenta intre facturi si plati. Daca factura nu exista in lista, folositi butonul de Actualizare pentru o data din luna facturii ce urmeaza a fii asociata platii.
Obtinere raportul plati:
Pentru cazul nostru, urmarim doar exemplu curent, ne limitam doar la aceasta factura si generam nota. De regula notele se genereaza la inchiderea lunii, ca sa cuprinda toate platile efectuate:
Facem o vanzare, pentru a urmari datele vom vinde intreaga cantitate aprovizionata, prin bon cu casa de marcat:
Alegem din gestiunea Magazin Material si din lista materialul
Cerem bon fiscal pentru finalizare:
Programul va tiparii pe casa de marcat conectata bonul fiscal.
Acum inregistram incasarile din data curenta prin casa de marcat
Alegem Vad Monetar:
Ducem incasarile in jurnalul de vanzari, observam ca trebuie sa facem aceate operatii pentru fiecare casa de marcat pentru fiecare zi, dupa finalizarea zilei respective:
Alegem Vanzari
Fiind o incasare numai prin bon nu este necesara adaugarea de nume client
Inchidem fereastra de Editare facturi Vanzari si astfel revenim in Vad Monetar unde trebuie sa inregistram si plata prin casa
Observam ca deja programul a complectat si inregistrarea din vanzari facturi in deptul incasarii
Acum inchidem toate ferestrele si cerem situatia incasarilor prin casa:
Generam nota contabila
Acum avem doua note contabile: platile si incasarile prin casa.
Mergem in Raport jurnale si generam Raport Jurnal Vanzari:
Si generam nota contabila:
Dupa ce adaugam si aceasta nota, din Materiale, vom genera intrarile si esirile de materiale, inclusiv notele contabile pentru acestea.
Inchidem toate ferestrele si generam intrarile de materiale:
Generam nota corespunzatoare:
Adaugam nota si inchidem ferestrele deschise.
Generam Iesirile de materiale:
Pentru care generam nota contabila:
Pe care o adaugam.
Recapitulam acum, avem 5 note contabile care reflecta operatiile efectuate.
Vom presupune ca aceasta este toata activitatea lunii curente, pentru exemplul nostru, si dorim inchiderea lunii.
Vom inchide Cheltuieli din meniu, se inchid conturile de cheltuieli:
Vom inchide veniturile apoi
Apoi conturile de TVA
Acum avem 8 note contabile in total si putem obtine balanta contabila pentru luna curenta:
Inchidem toate ferestrele si generam balanta
Sa analizam balanta:
Din soldul lunii curente observam urmatoarele
Avem un plus in casa de 41.00 de lei din care
Profit 34.45
TVA de plata 6.55
Recapitulam : am achizitionat 10 buc. Cauciuc placa la 119 lei cu TVA pe care l-am vandut cu 160 lei inclusiv TVA, 100 lei fiind costul de achizitie fara TVA.
160-119 = 41 lei diferenta la care revine un TVA de plata de 6.55 lei, datorat adaousului comercial.
Ne uitam in nir adaosul comercial este pentru intreaga cantitate de 34.45 , TVA aferent 34.45*0.19 = 6.55
Acesta este doar o scurta parcurgere a programului.
Modulul
Aprovizionare
Cuprinde facilitatile de adaugare a facturilor de
materiale, creere niruri, bonuri de materiale sau regie, listare consumuri si
vizualizarea stocurilor de materiale. La introducerea unui material de pe
factura trebuie precizata destinatia acestuia care poate fii:
· Material - se scade din gestiune prin bon de material ( sau marfa pentru unitatile de vanzare cu amanuntul si se scade prin bon fiscal) . Reglarea stocului de materiale se poate face prin casare materiale si urmarirea valorilor casate ( sunt in pret de achizitie) iar la raportul de gestiune apare valoarea casarilor in pret de vanzare cu amanuntul.
· Consumabil - se scade din gestiune prin bon de regie ( in aceasta categorie intra si ambalajele)
· Inventar - se scade prin casare - pentru acest tip de material trebuie compectat si jurnalul de amortizari de inventar, unde fiecarui material de inventar i se atribuie un numar de inventar ( automat de catre program ) si se complecteaza de contabil durata de amortizare.
· Mijloc Fix - acestea trebuie introduse individual - daca sunt divizibile ( ex.bucati) pentru a le putea da fiecaruia cite un numar de mijloc fix. De asemenea se stabileste codul de clasificare, prin alegere din nomenclator, durata de functionare (nomenclatorul cuprinde si aceste intervale, dar nu le preea implicit) si anul de fabricatie.
· Mijloc
de Investitii - idem Mijloc Fix.
Pentru inventar, mijloace fixe sau mijloace de
investitii, datele suplimentare, inclusiv data darii in folosinta, se va face
din jurnalele respective. Editarea jurnalelor apartine implicit modulului
decontabilitate, doarece sunt folosite in general pentru cotarea facturilor. Se
pot adauga si alte unitati de masura prin modulul de administrare, unde va
trebui sa brecizati daca unitatea de masura este divizibila sau nu. Acesta
informatie este necesara materialelor de inventar, pentru a se putea genera
numere de inventar individual fiecarui articol achizitionat. Unitatile de
masura ce pot fi folosite:
· BC - bucati
· FL - flacoane
· KG - kilograme
· LT - litrii
· MC - metrii cubi
· ML - metrii liniari
· MP - metrii patrati
· PR - perechi
· ST - box
· TO -
tone
Daca doriti si alte
unitati de masura, le puteti introduce din modulul de administrare. Este
indicat sa se faca conversia la introducerea materialelor in unitatile de
masura in care se va emite bonurile. Programul ofera un instrument puternic de
conversie a unitatilor de masura la introducerea datelor despre materiale.
Trebuie stabilita gestiunea - din administrare gestiuni, deoarece la
introducerea materialelor trebuie precizata si gestiunea ( magazia ) pentru
care se va genera nirul.Daca exista date in nomenclatorul de materiale, se face
alegerea denumirii materialului celei mai apropiate din el, dupa alegerea unui
material din nomenclator, denumirea se poate modifica.
Daca se foloseste codul de bare, selectia se poate
face din nomenclator pe baza acestuia, si se preiau denumirea si unitatea de
masura. Se compecteaza valoarea fara TVA din factura , cota TVA din factura,
adaosul comercial ( valabil doar pentru materiale unitati vanzare cu amanuntul
).
Butonul de linga Adaos Com(%) se foloseste pentru stabilirea pretului de
vanzare cu amanuntul.
Comanda - se stabilesc comenzile din modul de Administrare - se refera la
destinatia materialului, pe puncte de lucru sau comenzi beneficiar. Consumurile
de materiale si de regie se genereaza pe comenzi. Este indicat sa se
stabileasca pentru consumabile o comanda de regie pentru evidentierea
consumurilor interne. Cu ajutorul butonului de conversie se poate face
conversii intre unitatile de masura
La introducerea unui material, acesta primeste un
cod de material - unic. Scaderea pe baza bonurilor se face dupa codul de
material, deci se stabileste de vanzator, sau de cel ce emite bonul, din ce
material face emiterea. Alegerea materialului in modul de emitere bonuri se
face din stocuri sau nomenclatorul de produse. Nomenclatorul de produse se
foloseste in general pentru productia proprie ce urmeaza a fii vanduta. In
stoc, materialul, chiar daca are aceeasi denumire sau EAN13, poate apare in mai
multe inregistrari, dar cu coduri de material diferit - pina la eliminarea
complecta a stocului pe codul respectiv. In cazul materialelor perisabile este
benefica acesta metoda, deoarece se poate consulta si data intrarii in magazie
a materialului. Stocul este afisat in ordinea denumirii materialului, pot
exista din acesta cauza materiale cu aceeasi denumire si cod EAN13, dar cu
intrari diferite in gestiune.
Dupa introducerea materialelor din factura se alege generare nir, se genereaza
nirul, programul prevede ca data nirului sa fie acceasi cu cea a facturii, dar
nu obliga la aceasta. Tot aici se precizeaza si data scadenta a facturii de intrare.
Numarul de nir se genereaza de program prin apasarea butonului Generare Nir.
Daca furnizorul nu exista in lista de furnizor se poate adauga cu ajutorul
butonului (+ Adaug). La adaugare furnizor, pentru persoane fizice sau parteneri
externi, nu trebuie complectat codul de identificare fiscala, se lasa gol sau
se trece 0.
In cazul facturilor cu taxare inversa sau discount se trec valorile din factura
cu TVA sau in cazul discountului - fara discont, iar regularizarea se face din
jurnale de "Regularizare TVA".
Modificarea unui Nir
Daca un nir a fost creat gresit si se doreste modificarea lui, se intra pe
Modificare Intrari din Aprovizionare.
Daca nu avem bonuri emise sau casari, nirul se poate modifica cu cele doua
optiuni: stergere sau modificare. <Generez nir> va creea doar o copie a
nirului ce poate fi tiparita. <Detaliile> afiseaza sau ascund situatia
bonurilor si a casarilor materialelor din nirului respectiv.Daca exista
materiale emise, acestea de pot anula din Aprovizionare->Modific Bon
Comanda, respectiv Modific Bon Regie.
Modificarea nirului consta in stergerea acestuia si aducerea in situatia de
dinaintea creerii nirului. Este bine ca sa nu avem in lucru la adaug facturi un
alt nir, deoarece datele nirului se inscriu pentru refacere in faza de generare
peste eventualele date nefinalizate ale nirului in lucru. Acesta este valabil
pentru statia curenta, fiecare statie de lucru avind cont separat,
permitindu-se introducerea simultana de pe mai multe calculatoare a nirurilor.
Prin generarea nirului se creeaza inregistrai in:
· Jurnal Cumparari Marfa,
· Jurnal Consumabile,
· Jurnal Inventar Marfa,
· Jurnal Mijloace Fixe
· Jurnal Mijloace Investitii
· Jurnal
Amortizari Inventar *
Inregistrarile urmeaza a fi cotate, in vederea obtinerii situatiilor contabile.
* In jurnalul Amortizari Inventar - se complecteaza si perioada de amortizare.
Stergerea unui nir, va sterge aceste inregistrari, cotarea va trebui refacuta.
Creerea nirului actualizeaza stocurile de materiale ( marfa ).
Editare Jurnale
Se pot edita urmatoarele jurnale:
· Jurnal Vanzari - cu facturile de vanzari
· Vanzari Clienti Incerti
· Cumparari marfa - special
· Consumabile*
· Inventar Marfa*
· Mijloace Fixe*
· Mijloace Investitii*
· Jurnal Avans Furnizori
· Delegatii
· Prestari Servicii (furnizori)
· Diverse (achizitii)
· Regularizari TVA (discount, taxare inversa)
· Amortizari Inventar*
Toate Jurnalele notate cu * nu pot fi modificate la datele privind factura, data ei sau
valoarea. Aceste jurnate sunt doar pentru cotarea facturilor de materiale, consumabile
sau inventar sau pentru precizarea unor date suplimentare, cazul mijloacelor fixe,
investitii sau inventar. Daca valorile nu corespund cu cele din factura, trebuie refacut
nirul. Datele initiale sunt generate automat de program la introducerea datelor din
facturile de achizitie.
Programul permite stabilirea valorilor implicite pentru cotarea facturilor din jurnale.
Daca le folositi, la creerea nirului, datele ce apar in aceste jurnale sunt automat cotate
cu valorile implicite selectate.
Acest modul permite emiterea bonurilor de material, listarea bonurilor prin intermediul casei de marcat, elaborarea facturilor proforme, a facturilor, avizelor de insotire a marfii si chitantelor. La elaborarea facturilor este permisa preluarea datelor din factura proforma, precum si la creerea avizelor de insotire a marfii se poate prelua datele din o factura existenta. Formatele sunt implicit pe hirtie A4. Inregistrarea bonurilor din factura si a incasarilor se face explicit de catre operator, existind posibilitatea emiterii bonului fiscal sau a chitantei la alegere. Bonurile de material se creaza explicit in cazul facturilor si implicit la elaborarea de bonuri. Vinzarile se fac prin:
· Editare Bon - bon fiscal ( fara factura, sau din factura -clienti persoane
fizice
sau juridice) sau bon de productie ( emitere - executant - magazie)
· Factura - cu material ( vanzari cu amanuntul ) sau produse si servicii ( unitati
de productie )
Bonul fiscal se obtine in fiecare caz optional. Pentru a folosi emiterea bonurilor fiscale
trebuie configurata statia respectiva:
· sa existe o casa de marcat conectata la calculator.
· sa existe licenta aplicatie DatPrint , daca folositi casa de marcat Datecs,de
la
furnizorul casei de marcat sau de la http://www.datecs.ro/ ( nu este inclusa in
pretul aplicatiei curente si este aprox.50 RON si se acorda pe baza de CUI ) .
· sa fie configurata aplicatia - modulul de intretinere - sa foloseasca executabilul
casei de marcat.
· pentru contabili, cei care doresc sa tina contabilitatea mai multor firme,
exista
o casa de marcat virtuala, care nu necesita conectare la o casa de marcat fizica,
prin care se pot desfasura operatiile de emitere a bonurilor fiscale, probabil cu
cantitatile ce vor fii vandute pe o anumita perioada, conform listei primite de
la vanzator.
Vad monetar permite afisarea ( si exportul ) datelor privind incasarile din ziua
respectiva. Din aceasta fereastra la sfirsitul zilei sau a doua zi se pot inregistra
vanzarile prin casa de marcat in jurnalul de vanzari, dupa care se poate face si
inregistrarea incasarilor in registrele de incasari corespunzatoare. Daca se respecta
acesta ordine, programul face automat corespondenta intre vanzari si incasari.
"Modific Pret" permite modificarea pretului de vanzare cu amanuntul a marfii, indicat
este sa se faca o listare a situatiilor stocurilor inainte si dupa. Modificarea pretului
afecteaza valoarea adaosului comercial
Emitere Bonuri
Se selecteaza tipul de bon ce urmeaza a fi generat.
· Material
· Consumabil
Pentru unitatile de productie bonurile de materiale se tiparesc si se transmit
executantului in vederea scoaterii din magazie a materialelor. Acelasi ciclu il au si
consumabilele indiferent daca aplicatia se foloseste in unitati de productie sau de
vanzare cu amanuntul. Cautarea materialului sau consumabiluli se poate face pe baza
codului de bare, daca la introducerea in gestiune, la generarea nirului s-a folosit
cititorul de coduri si s-a complectat codul de bare, sau pe materiale s-au atasat coduri
de bare listate din alte aplicatii, folosind codul de bare generat automat de program.
Cind nu exista un cod de bare initial, este generat automat de program un cod de bare
care se poate consulta listind "Intrarile de materiale".
Stocul din care se selecteaza materialele pentru bon este afisat in ordine aflabetica,
daca se pozitioneaza selectorul pe denumire se poate cauta materialul sau
consumabilul prin tastarea denumirii, sau a unei parti din denumire tastind Ctrl-Z si
continua cautarea cu Alt-Z.
Tastind Enter, Spatiu sau Doublu-Click pe material, acesta este selectat si urmeaza a fi
complectate datele:
· Cantitatea
· Comanda
· Data emiterii bonului
Implicit se afiseaza toata cantitatea din stoc, data - se pastreaza de la un material la
altul, precum si comanda. Pe ultima linie apare valoarea de vanzare a materialelor
selectate cu si fara TVA. Numerotarea bonurilor se poate face folosind doua serii
separate. Cu bonurile astfel create se pot urma doua cai:
· Tiparirea - se tiparesc bonurile, iconul de sus, cazul bonurilor de consum
si
cele de materiale in unitatile de productie.
· Bon Fiscal - generarea bonului fiscal cu lista materialelor selectionate -
unitati
de vanzare cu amanuntul, in partea inferioara a ferestrei apare valoarea de
vanzare cu amanuntul a materialelor selectate-ferestra inferioara si pretul
unitar cu amanuntul a materialului din stoc- ferestra superioara.
In ambele situatii se genereaza bonuri ce urmeaza a fii inchise. Abia dupa inchiderea
lor acestea se scad din stocul afisat. Generarea bonului fiscal opereaza automat si
inchiderea bonului, iar acesta se scade automat din stocul existent.
In cazul generarii bonului fiscal, calculatorul de pe care se face generarea bonului
fiscal trebuie sa fie conectat la o casa de marcat aflata in regim vanzare.
Anulare Bon
· Bon Tiparit, dar neinchis - Din Vanzari - Editare Bon->Vad Bonurile
Se vad toate bonurile emise si neinchise
Se poate reface listarea sau se stergerea bonului.
· Bon Tiparit si Inchis
Din Aprovizionare->Modific Bon Comanda sau Modific Bon Regie
dupa care se realizeaza operatiile de la Bon Tiparit si neinchis.
In cazul bonurilor fiscale, inregistrarea in casa se face pe baza jurnalului Vad Monetar
si se poate compara cu valorea materialelor transferate din magazie in magazin. Lista
materialele transferate si inchise se optine din Consum Comenzi, cu bifarea optiunii <
[x] pe zi >.
Vad Monetar permite inregistarea automata in Jurnal Vanzari a incasarilor zilnice,
concomitent cu inregistrarea in incasari prin casa a monetarului. Incasarile prin tichete
sau card se fac la incasari prin banca. Monetarul zilnic afisat de program trebuie sa
corespunda in mod logic cu cel dat de raportul zilnic obtinut de la casa de marcat.
Bon Retur
In cazul bonurilor de retur alegeti Emitere Bonuri cu optiunea Toate , deoarece e
posibil ca materialul cu codul respectiv sa nu mai fie in stoc, alegeti materialul si
emiteti un bon cu cantitate negativa. Fata de bonul normal, pe bonul de retur apare
mesajul "RETUR".
Inchiderea bonurilor de retur se face normal, dupa inchidere, reapare in stoc valoarea
returnata.
Emitere Proforme,Facturi, Avize de Insotire a Marfii
Baza de date privind cumparatorii si delegatii
pentru ridicarea marfii sunt comune celor trei. Datele din proforme se pot
prelua in facturi, iar cele din facturi in avize de insotire a marfii. Fata de
emiterea de bonuri, generarea bonurilor de materiale pentru scaderea din stoc
se face explicit, alegind acesta operatie, pina in acel moment putindu-se
modifica factura.
Se poate inregistra in jurnalul de casa factura - utila cind se utilizeaza cu
precadere emiterea de facturi, in defavoarea emiterii bonului fiscal direct din
emiterea de bonuri.
De asemenea se poate creea chitante aferente facturilor emise.
Pentru a emite facturi necomplectate, exista optiune separata numita Formular.
Numerele de facturi se genereaza de program, plecind de la cel mai mare existent
in baza de date, daca se doreste folosirea formularelor goale, se poate
incrementa numarul existent, inregistrarea facturilor din formulare putindu-se
face in zona astfel eliberata.
Proformele si facturile se pot transmite prin E-mail.
Se poate specifica contul in care se doreste
primirea contravalorii facturii (IBAN) si tot aici se pot configura conturile
la banci ale societatii. In cazul facturilor de servicii exista posibilitatea
complectarii dupa nevoi a facturii in zona de text, colorarea coloanelor din
zona de materiale indicind pozitia in factura unde va apare textul introdus. In
cazul acesta, utilizatorul va trebui sa calculeze valorile pentru Total,
TotalTVA si Total de plata. Exista butonul Taxe% care permite retinerea usoara
a acestor variabile ( doua rinduri de text si optional procent de operare
asupra valorilor totale). Din formatul de modificare a facturilor se face si
generarea E-mailului precum si tiparirea in cele trei exemplare a facturilor.
Data scadenta se recalculeaza automat daca este specificata din optiunile de
configurare a firmei a numarului zilelor pina la scadenta.
Butoanele de adaugare, modificare, stergere se refera la materiale sau produse.
Adaugarea materialelor se face din stocul de materiale a societatii.
Scaderea materialelor din factura: - se genereaza bonurile si acestea se
inchid, doar in urma inchiderii bonurilor se actualizeaza stocul. Daca se
genereaza bonul fiscal, bonul de material se inchide automat, fiind insotit
evident si de actualizarea stocului existent.
Trebuie sa aveti o imprimanta atasata la calculator pentru a tiparii facturile.
Pentru transmiterea prin e-mail e necesar sa aveti un cont de e-mail in Outlook
Express sau in alt program client de e-mail.
In cazul unitatilor de productie, care achizitioneaza materialele si
confectioneaza obiectelele ce urmeaza a fi vandute, nu se adauga materiale, ci
se trec datele doar in zona de text, denumirea, unitatea de masura, cantitatea,
pretul, valoarea si valoare tva, optional se alege butonul "Arata"
pentru a vedea daca sunt pozitionate corect valorile in formularul de factura,
se complecteaza cimpurile "Total", "Total TVA" si
"Total de plata".
Daca este o factura cu materiale si se modifica valoarea facturii (complectate
automat prin adaugarea de materiale de catre program) , in cazul emiterii
bonului fiscal, pe bonul fiscal va apare "Servicii" cu valorea
diferentei adaugate facturii.
Contabilitate
Pe baza rapoartelor jurnalelor, a raportelor privind intrarilor si iesirilor de materiale,
consumabile si inventar , precum si a centralizatoarelor, se creeaza notele contabile.
Pentru inceput se configureaza nomenclatorul de conturi in functie de nevoi, dupa care
se vor introduce sumele initiale creind o balanta pe luna anterioara.Creerea balantei
complecteaza soldurile initiale ale balantei pe luna curenta.
Consumurile, jurnale de TVA, jurnalele de intrari si iesiri sunt generate automat de
catre program. Pe baza acestor date se editeaza balanta lunii curente. Dupa generarea
balantei se pot obtine fisele sah si fisele de operatiuni diverse. Optional se mai poate
obtine Registrul Jurnal si Balanta Audit - o balanta pe perioade stabilite de utilizator -
anual, trimetrial, semetrial sau pe un interval specificat de utilizator.
Incasari si Plati
Se pot efectua inregistrarea incasarilor si platilor. Tot aici se face corelatia intre
incasari sau plati si facturile din jurnalele de vanzari, cumparari, servicii sau delegatii.
Pentru a se face corelatia este necesar ca sa existe corespondenta intre contul de
creditare si cel de debitare.
Numarul documentului este generat de program. Acesta retine si explicatiile
introduse, precum si numele cumparatorului. In cazul compensarilor se retine contul,
numarul ordinului si valoarea.
Corespondenta intre facturi si plati sau incasari , compensari, precum si cotarea se
face in pasul doi. Coloanele ce urmeaza a fi modificate au o culoare diferita. Se trec
conturile de credit si de debit precum si valoarea neimpozabila, daca exista.
In cazul operatiunilor prin banca se trece si contul bancar.
In cazul in care nu regasim o factura sau nu este cotata corespunzator in
nomenclatorul de facturi furnizori sau cumparatori se poate cere o verificare a
facturilor furnizori sau clienti pe luna pe care se face corelatia prin optiunea de meniu
sau butonul rapid de verificare facturi.
Imaginea indicata de mouse este iconul butonului care face verificarea facturilor
clientilor sau furnizorilor. Programul pune la dispozitie doua ferestre cu detalii privind
facturile clientilor sau furnizorilor detaliind platilor sau incasarilor efectuate.
Sunt generate urmatoarele rapoarte:
· Registru Jurnal
· Registru de Casa
· Jurnal Vanzari
· Jurnal Avans Vanzari
· Jurnal Vanzari Incerte
· Avansuri Trezorerie
· Prestari Servicii - furnizori
· Jurnal Diverse - achizitii
· Avans Furnizori
· Jurnal TVA Vanzari
· Jurnal TVA Cumparari
· Declaratia 394
Pentru facturile privind achizitiile avem:
· Intrari Materiale
· Iesiri Materiale
· Intrari Consumabile
· Iesiri Consumabile
· Intrari Inventar
· Iesiri Inventar
· Intrari Mijloace fixe
· Iesiri Mijloace Fixe
· Intrari Mijloace de Investitii
· Iesiri Mijloace de Investitii
Acestea sunt rapoarte lunare. Toate jurnalele se pot tipari din program sau se pot
exporta intr-o aplicatie de calcul tabelar.
Daca nu exista date cotate in luna respectiva, pentru care se cere raportul, este posibil
ca acesta sa nu contina nici o informatie, in acest caz va trebui sa verificati daca toate
facturile din acea luna au fost cotate.
In cazul Declaratiei D394 se va face salvarea in directorul aplicatiei de validare
furnizata de Ministerul de Finante. Se lanseaza aplicatia de validare si se verifica
corectitudinea acesteia. daca este corecta se tipareste formatul declaratiei, in caz
contrar se revine in aplicatie si se deschide nomenclatoarele de clienti sau furnizori si
se face cautarea codurilor fiscale necorespunzatoare.
Se alege verificarea Codului Fiscal corespunzator, acesta optiune deschide pagina
RECOM pentru validare, va trebui sa acceptam certificatul
Dupa care introducem userul si parola, ambele guest :
La parola tot guest.
E bine sa memoreze parola.
Copiem CUI, preluat de aplicatie si il validam, dupa validare vom modifica CUI in
nomenclator.
Revenim in pagina RECOM pentru fiecare CUI pe care nu l-a validat aplicatia de
finante si facem modificarile in nomenclatorul de clienti sau furnizori.
In final refacem declaratia 394 si o validam din nou, tiparind formularele corecte.
Avem ca ajutor si cele doua jurnale cumulate de TVA, cumparari si vanzari , pe care
le putem exporta si compara cu jurnalele lunare de TVA.
Apar in cazul achizitionarii de materiale cu discount sau in cazul facturilor cu taxare inversa. Introducerea acestor facturi facindu-se fara a tine cont de discount sau taxare, cu valorile fara aceste neregularizari. In cadrul acestui jurnal se intregistreaza discounturile sau taxarea inversa.
Pentru aceste intrari trebuie creeate inregistrari in notele contabile care sa reflecte aceste operatiuni.
Introducerea datelor in acest jurnal afecteaza jurnalele de TVA.
Operatii:
· Discount
· Taxare Inversa Cumparari
· Taxare Inversa Vanzari
Data si numarul facturii trebuie sa fie acelasi cu cel din jurnalul in care s-a inregistrat
factura. Programul nu verifica corectitudinea acestor doua date - utilizatorul poate
constata doar necorelatia in jurnalul de TVA afectat.
Conturile sunt Debit, Credit sunt cele de TVA corespondente vanzarilor sau
cumpararilor.
Daca cimpul cont debit este complectat, inregistrarea se insumeaza la Jurnal TVA
Cumparari, daca cimpul cont credit este complectat, inregistrarea se insumeaza la
Jurnal TVA Vanzari, respectiv in ambele daca sunt complectate ambele conturi ale
inregistrarii.
Pentru a adauga un transfer se alege gestiunea sursa si gestiunea destinatie.
.
Fereastra de vad monetar este utila pentru inregistrarea in jurnalul de vanzari a vanzarilor efectuate prin intermediul caselor de marcat.De asemenea in jurnalul de casa sau banca se inregistreaza incasarile, programul face automat corelatia intre vanzari si incasari daca se respecta ordinea enumerata mai sus.Tot aici putem urmarii si incasarile pe fiecare casa de marcat.
Intretinere
In acest modul avem posibilitatea de a stabilii:
· Datele firmei - introducere cod inregistrare
· Parametrii de conectare
· Administra utilizatorii
· Administrarea gestiunilor
· Configurare case de marcat
· Administrare Comenzi
· Salvari Date Aplicatie
· Refacere Date Aplicatie
Datele firmei precum si o varietate de optiuni se pot accesa din acest modul. Aici
stabilim contul implicit folosit la facturare, numarul de telefon si fax, ( atentie datele
se transmit si in Declaratia 394) tipul unitatii ( Adaos Comercial = 0 pentru unitatile
productive), cota de TVA ( platitor sau neplatitor de TVA, repectiv scutit ).
Configuram facturile, seriile, stabilim LOGO firmei si fundalurile celor trei tipuri de
facturi. Fisiere trebuie sa fie JPG, iar formatul sa respecte dimensiunile impuse.
Stabilim datele pentru vanzatorul implicit ( daca nu sunt creeati utilizatori, se folosesc
aceste setari ). Pentru fundaluri recomandam colori estompate in cele 3 nuante, nu
folositi imagini ce au coloarea neagra deoarece se va suprapune cu datele continutului
facturii. Data scadenta implicita se stabileste tot aici, daca nu doriti sa apara N , daca
doriti sa apara data scadenta pe factura puneti D.
Optiuni program
Daca folositi sau nu cititoare cu coduri de bare, daca doriti citirea si creerea unei baze
de date cu cursul valutar (BNR) in Euro si USD.
Tot aici se complecteaza si codul de inregistrare, pe care il obtineti apelind linkul
asociat.
Administrarea Utilizatorilor
Initial programul are doar un utilizator implicit, administratorul, care nu figureaza in
lista utilizatorilor. Acest cont este creeat de program atunci cind nu exista nici un
utilizator disponibil. Cu ajutorul acestui cont se creaza conexiunea la server si se
configureaza aplicatia. Dupa definirea utilizatorilor acest cont dispare, programul
cerind autentificarea utilizatorului. Se cer doua informatii:
· Marca - un numar format din 6 cifre sau caractere
· Parola
In procesul creerii utilizatorilor este necesar ca sa se creeze la inceput un cont de
utilizator cu drepturi depline asupra aplicatiei, un cont de intretinere a aplicatiei. Daca
nu se procedeaza astfel, programul nu permite inregistrarea utilizatorilor, functionind
pe contul initial.
Nu va grabiti sa creeati utilizatorii inainte de a va familiariza cu aplicatia.
Introducerea utilizatorilor fragmenteaza pe module optiunile programului separind
facilitatile:
· Aprovizionare
· Vanzare
· Contabilitate
· Intretinere
La creerea unui utilizator se va preciza
· Marca - un numar format din 6 cifre
· Drepturile - un sir de litere ce pot fi ( I A C V -reprezentind initialele
de la
Intretinere, Aprovizionare, Contabilitate si Vanzari) sau combinatii ale
acestora.
· Nume Utilizator - Numele si prenumele utilizatorului
· Parola - parola utilizatorului.( parola utilizatorului poate fi modificata
doar
de un utilizator cu drepturi de intretinere a aplicatiei).
Optional, dar absolut necesar pentru utilizatorii cu drepturi de Vanzare, - se trec CNP
- codul numeric personal, Seria buletinului si Numar Buletin Identitate. Dupa
autentificarea utilizatorului, in cazul emiterii de facturi, proforme si avize se folosesc
aceste date.
Datele introduse initial la <Date Firma> sunt inlocuite dupa autentificarea
utilizatorului cu acestea in modulul de Vanzari.
Pentru a folosi aceasta optiune trebuie sa aveti o casa de marcat modele:Datecs, Activa,Zeka, Optima sau Navatini conectate la calculator printr-un cablu serial pe unul dintre porturile seriale disponibile (COM).
Aplicatia de conectare la casa de marcat datecs apartine firmei
DANUBIUS EXIM BUCURESTI , celelate sunt gratuite.
Sediul central:
Str. Vasile Gherghel, Nr. 12, Sector 1 - BUCURESTI (cod postal: 011523)
Telefoane:
021 / 224.55.24
021 / 224.55.25
Fax: 021 - 224.22.28
E-mail:office@datecs.ro
service@datecs.ro
Web:http://www.datecs.ro
http://www.danubius-exim.ro
Pretul de achizitionare al licentei este de aproximativ 50 RON, in functie de distribuitor si se acorda pe baza de CUI.
Lansati aplicatia instalata de pe calculatorul pe care aveti conectata casa de marcat, din modulul de Intretinere ->Configurare case de marcat configurati prima casa de marcat:
· Nume calculator - se complecteaza automat de program la apasarea butonului
<Nume Curent>
· Calea catre Executabil - butonul <Cauta> ne permite cautarea executabilului.
· TVA - in functie de configurarea casei de marcat stabilim valorile:ne uitam
pe
bonul emis normal de casa de marcat, daca la cota de 19% a TVA-ului avem
A# punem 1 .Ideea este A# - este 1 ; B# - este 2 si C# este 3, in functie de cite
cote de TVA are configurate casa de marcat, punem cifrele in dreptul cotelor.
Daca nu avem pentru toate o litera, probabil ca nu veti folosi niciodata acea
cota.
· Departament - daca se foloseste este un numar de la 1 la 8, daca nu folositi
puneti 1.
Configurarea aplicatiei DatPrint se face de catre furnizorul licentei, respectiv
distribuitorul casei de marcat, sau cu ajutorul manualului ce insoteste aplicatia.