Prima utilizare

Previous Top Next


Date Firmă
Introducerea datelor despre firma: Meniu ->Editare-Date Firmă

graphic
Datele cerute de program la apelarea Meniu ->Editare ->Date Firma apar la completarea rapoartelor, precum şi la generarea declaraţiei 349 de către program. Dacă generaţi declaraţia 349 şi o exportaţi pentru validare în programul ministerului de finanţe, va trebui să complectaţi câmpurile Telefon şi Fax. Adaosul comercial este cel general, pe care îl propune programul la generarea NIR, atunci acesta poate fi modificat, dacă este 0, nu se va mai cere valoarea adaosului comercial, Adaos=0 valabil pentru societăţile cu specific de producţie.
Adausul comercial >0 este o valoare orientativă, deoarece odată cu crearea catalogului de articole, valoarea efectivă a adaosului se va calcula folosind, pentru vânzări detail, preţul de catalog, iar pentru vânzări angro, preţul de angro, definit la articole marfă. Punând însă 0 la adaus schimbăm comportarea programului, va putea fi folosit doar de societăţile care nu au vânzări în detail.

Valorile ce se complectează sunt pentru firmă curentă.

graphic

Apăsând butonul Următorul se trece la Opţiunile de configurare a facturilor. Aici trebuie aleasă sigla societăţii, se face dublu clic pe imagine şi se alege un fişier imagine JPG. Programul tipăreşte 3 exemplare de factură, se poate alege imaginea de fundal a facturilor. Acestea nu trebuie să conţină culoarea negru, aceasta fiind rezervată scrisului datelor facturii, care trebuie să rămână vizibilă, recomandat să fie imagini identice pe nuanţe corespunzătoare celor trei culori, dar estompate. Tot aici se defineşte datele pentru vânzătorul implicit, ce vor fi folosite la facturare, când nu s-a definit încă utilizatori cu drepturi de emitere a facturilor. Administratorul aplicaţiei are inclusiv acest drept, indiferenta dacă are sau nu datele complectate).
Bifarea opţiunii dată scadenta, cu precizarea numărului de zile, va determina programul să treacă pe fiecare factură precizările la data de scadenta a facturilor. Cu observaţia că data de scadenta este de tip general, la definirea clienţilor există posibilitatea precizării în particular a termenelor de scadenta şi a discountului acordat pentru fiecare client în parte. Dacă aceste date nu sunt complectate, programul va folosi datele precizate aici. Dacă nici aici nu sunt complectate datele, va ignora trecerea datei de scadenta în factura.
Model decizie pentru număr şi serie facturi găsiţi aici.

graphic

PProgramul poate folosi orice cititor cu coduri de bare care are prin softul sau are posibilitatea de a scrie în clip boardul sistemului de operare un cod Ean 13 valid. Pentru a folosi opţiunea de actualizare a cursului valutar actualizat automat, programul trebuie să poată accesa internetul, respectiv situl Băncii Naţionale a României. Conturile implicite sunt cele considerate că implicit la Văd Facturi Clinti/Furnizori. Tot aici se complectează codul de înregistrare a aplicaţiei. Aplicaţia neînregistrată are limitări de funcţionare faţă de cea înregistrată, după introducerea codului de înregistrare aceste limitări vor fi eliminate. Codul de înregistrare în cazul aplicaţiei de reţea se introduce doar la una din aplicaţii, celelalte aplicaţii vor trebui doar re pornite.

Aleg Firma

Ultima pagină ne permite să adăugăm sau să ştergem societăţi, precum să alegem firma curentă. De observat faptul că la alegerea unei noi societăţi, datele păgânilor anterioare se modifică, corespunzător datelor societăţii alese în această pagină. Societatea pe care este poziţionat indicatorul este societatea curentă, după închiderea acestei căsuţe de dialog, aplicaţia va lucra cu datele societăţii selectate aici. Ştergerea unei societăţi este o operaţie ireversibilă. Faceţi salvări periodice. În cazul aplicaţiei monopost, refacerea datelor după o copie va crea o nouă societate care va apare în acesta listă. Deci după refacerea datelor, va trebui să deschideţi acesta pagina şi să complectaţi datele despre societatea refăcută.

Adaugare Gestiuni
Din Meniu ->Editare ->Admin. Gestiuni se adăugă gestiuni. E necesară definirea a cel puţin o gestiune pentru a se introduce materiale de pe facturi şi pentru a se crea NIR-uri.

graphic
Număr gestiune este numărul gestiuni 0..100, dacă bifaţi analitice gestiune acesta va fii folosit pentru generarea conturilor analitice de gestiune.
Nume gestiune ex: Magazie 1,
Gestionar este numele gestionarului,
Adresa este adresa gestiunii.
Este esenţial să nu modificaţi numărul gestiuni odată creată, puteţi modifica însă celelalte date.
Tip Gestiune, dacă este magazin se va folosi conturile de TVA ne exigibila. Societăţile de producţie şi servicii vor folosi de regulă gestiuni de tip depozit.
Scăderea se referă la modalitatea de descărcare a gestiunii (primul intrat-primul ieşit FIFO sau primul intrat-ultimul ieşit - LIFO)
Amortizarea se referă la materiale de inventar şi mijloace fixe. Jurnalul de inventar, precum şi cel de mijloace fixe, inclusiv cel de mijloace de investiţii permit stabilirea duratei amortizării, putându-se preciza durată. Pentru amortizările accelerate, durata de amortizare poate scădea până 2.5 de ori faţă de durată de amortizare normală, conform reglementărilor în vigoare.

Adaugare Comenzi
Comenzile sunt folosite pentru a evidentia consumurile de materiale sau consumabile pe comanda. Comenzile pot fi asociate agentilor de vânzari sau clienti pentru care dorim sa urmarim marfurile vândute catre acestea. E bine sa creati cel putin o comanda de regie pe care se vor descarca consumabilele.
Administrare ->Administrare Comenzi

graphic

Comanda reprezinta un ID format din maxim 8 cifre sau caractere, Obiectiv este denumirea explicita a comenzii Ex: Regie. Datele de începere si terminare a comenzii sunt doar informative.

Adaugare Utilizatori
Dacă nu adăugaţi nici un utilizator, programul nu va cere marca şi parola utilizatorului la pornire. Trebuie să adăugaţi ce puţin un utilizator cu drepturi de întreţinere a aplicaţiei dacă doriţi să folosiţi aplicaţia în reţea şi să vă folosiţi de autentificarea utilizatorului. Drepturile utilizatorilor sunt în număr de patru şi definesc accesul la cele patru module:
Întreţinere - acces în toate modulele
Aprovizionare
Vânzare
Contabilitate
Dreptul asociat unui utilizator poate cuprinde un singur drept sau combinaţii ale acestora. Să nu ştergeţi utilizatorul cu dreptul de întreţinere a aplicaţiei, dacă îl creaţi!.

Adaugare Case de Marcat
Pentru a folosi optiunea de generare a bonului pentru casa de marcat din program, este necesar sa configurati cel putin un program local sau din retea care sa fie conectat pe portul serial sau USB cu o casa de marcat din tipurile admise de program. Cablul de conectare il puteti achizitiona de la furnizorul casei de marcat sau de la un magazin de componente de calculator.Va trebuie un cablu Port Serial(mama) - Port telefon (modem) sau un cablu USB.

Achizitionarea codului serial pentru programul DATPRINT.EXE o puteti face de la furnizorul casei de marcat ( este identic cu cel pentru FPRINT) sau de la firma DATECS www.datecs.ro
Pentru celelalte tipuri de case de marcat, acesta este gratuit si sunt instalate o data cu programul. Si driverul pentru case de marcat Datecs este instalat o data cu programul, dar necesita lansarea programului Setup, din calea driverului. Subdirectorul "case" contine driverele caselor de marcat. Mergeti la C:\Program Files\Balanta Profesional\case\Datecs si lansati Setup.exe

graphic
Pentru contabili care achizitioneaza programul, dar care nu dispun de case de marcat, a fost introdusa o casa de marcat virtuala, care are avantajul ca nu trebuie configurata si nu emite mesaje de eroare cand se emit bonurile fiscale si fireste nu gaseste casa de marcat conectata. De ce este necesar folosirea acestui echivalent al casei de marcat ? Deoarece programul tine evidenta monetarului si poate face corespondenta intre jurnal vanzari si incasari.
Case de marcat suportate de program(driver inclus):
DATECS MP500TR
DATECS MP55
DATECS MP5000
SAMSUNG
FPrint Datecs DP50
FPrint Datecs DP50D
FPrint Datecs DP50-Ke
FPrint Datecs DP50-Ro
FPrint Datecs DP50D-Ro
FPrint Datecs ER250F
FPrint Datecs MP50
FPrint Datecs MP55
FPrint Datecs MP55-Arm
FPrint Datecs MP55M
FPrint Datecs MP55B
FPrint Datecs MP55M-Yu
FPrint Datecs MP55-Ro
FPrint Datecs MP55L-Ro
FPrint Datecs MP55LD-Ro
FPrint Datecs MP56-Li
FPrint Datecs MP500
FPrint Datecs MP500-La
FPrint Datecs MP500T
FPrint Datecs MP500TR
FPrint Datecs MP500TR-Yu
FPrint Datecs MP500TR-La
FPrint Datecs MP5000
FPrint Datecs MP5000M
FPrint Datecs MP5000-Est
FPrint Datecs MP5000-Mo
FPrint Datecs MP5000-Ro
FPrint Datecs DP500
FPrint Datecs FP300
FPrint Datecs FP300-Ke
FPrint Datecs FP3530
FPrint Datecs FP550F-40
FPrint Datecs FP550F
FPrint Datecs FP550F-Mo
FPrint Datecs FP550F-Ro
FPrint Datecs FP550F-Yu
FPrint Datecs FP1000
FPrint Datecs FP550-Bd
FPrint Datecs FP300-Kz
FPrint Datecs FP1000-Kz
FPrint Datecs FP550-Kz
Activa Classic
Activa Max
Activa Magic
Zeka
Zeka M
Euro-2000 M Alpha - 2400 PLU
Euro-2000 T Alpha - 2400 PLU
Euro-1000 M
Euro-1000 T'
Euro-2000 M Alpha - 10000 PLU
Euro-2000 T Alpha – 10000 PLU
Euro-2000 TE - 2400 PLU
Euro-2000 TE - 6000 PLU
Euro-2500 T
Euro-500 T Handy - 2100 PLU
Euro-500 T Handy - 10000 PLU
Euro-2500 T
Euro-500 TX Handy - 2100 PLU
Euro-500 TX Handy - 10000 PLU
Euro-200 TX
Novitus MG1000
Novitus MG 1200
Novitus MG 1500
Optima CR300
Optima CR500
Optima CR655
Optima CR715
Elka 704
Elka 943
Elka micro 04
Elka 2000
Casa Virtuala

Introducere Cod Inregistrare
Din Administrare->Date Firma la Optiuni puteti trece codul de inregistrare al programului. Fara acest cod de inregistrare programul va prezenta limitari in privinta numarului de niruri , facturi si chitante pe care le puteti introduce. Dupa depasirea numarului maxim permis, programul va inlocui numele societatii cu SC DEMO SRL iar CUI cu DEMO_CUI. Dupa introducerea codului de inregistrare, programul va reveni in regim normal. E necesar introducerea numai dupa un calculator a acestui cod de inregistrare, celelalte programe, daca se foloseste o retea de calculatoare, sau conexiunea prin internet, trebuie doar lansate din nou.


Stocuri si Solduri Initiale
Introducerea stocului initial se face alegand Aprovizionarea->Adaug Facturi:

graphic
Se bifeaza Stoc Initial si alegand butonul Incarc se incarca fisier cu extensia cvs. In directorul import al aplicatiei gasiti un model de astfel de fisier. Acest fisier il puteti creea in excel si apoi salva cu extensia cvs, aplicatia Excell va transforma tabelul automat in formatul acceptat de program, atentie tabelul nu va contine titlul de tabel. Este bine sa alegeti dinainte gestiunea in care se vor incarca materialele.Se va bifa "Stoc Initial",si se va genera nirul. Stocul initial poate proveni de la mai multi furnizori. Pentru a evidentia ramasul de plata pentru fiecare furnizor  in parte se va creea cate o inregistrare in facturi diverse pe o perioada care sa nu afecteze semestrul curent cu aceasta valoare (pentru a nu afecta declaratia 394). Pentru declaratia 394 creati declaratia pe perioada pe care ati lucrat cu alt program in vederea concatenarii cu declaratia generata de Balanta Profesional, aceasta se poate face in forma ce genereaza declaratia.

Stocul initial nu va apare in intrari materiale sau ramas de plata..

Descriere fisier Import Stoc

Campuri:
Denumire Lungime Tip Descriere
----------- ------ ----------- ------------
1. DENUMIRE 60 Alfanumeric Denumire marfa sau material
2. TVA Vanzare Numeric Procent TVA vanzare implicit TVA firma (necesar cand se vor introduce
cote de TVA distincte pe produse 5 % si 25% )
3. UM 2 Alfanumeric Unitatea de masura ('BC','FL','KG','LT''MC','ML','MP','PR','ST','TO')
4. CANTITATE Numeric Cantitate
5. VALOAREFARATVA Numeric Valoarea fara TVA a marfii
6. TVA Numeric Procent TVA cumparare
7. COMANDA 8 Alfanumeric Nume Comanda
8. INVENTAR 1 Alfanumeric Tip material(
'C' CONSUMABIL
'I' INVENTAR
'S' Inventar SDV-uri
'M MIJLOC FIX
'V' MIJ.INVES.
'B' MATERIAL sau MARFA)
9. GESTIUNE Numeric Numar Gestiune
10.ADAOSCOMERCIAL Numeric Procent adaos comercial
11.EAN13 13 Alfanumeric Cod Ean 13

Exemplu concret:

"CAUCIUC PLACA D 4",19.00,"KG",10.00,100.00,19.00,"00000000","B",0,37.61,""
"HARTIE A4",19.00,"BC",10.00,100.00,19.00,"00000000","C",0,0.00,""
"ARO MASINA",19.00,"BC",1.00,"100,000.00",19.00,"00000000","M",0,0.00,""
"BORMASINA G 10",19.00,"BC",5.00,405.00,19.00,"00000000","I",0,0.00,""

Apoi se bifeaza optiunea "Stoc Initial" si se genereaza Nirul. Anumite campuri sunt complectate automat de program.

O alta varianta este incarcarea stocului initial ditr-un fisier DBF. In directorul import al aplicatiei este un fisier mode. Semnificatia campurilor este urmatoarea:

1.Denumire-Denumirea marfii sau materialului

2.Cantitatea –Cantitatea

3.UM – Unitatea de Masura

4.Valoarea – Valoarea fara TVA a marfii

5.Comanda – Comanda

6.Inventar – Tip material

7.TVA – Procentul TVA la achizitionare

8.Pret – Pretul de vanzare cu amanuntul, valabil doar pentru gestiuni de tip magazin

9.EAN 13 – Codul numeric EAN 13 asociat, daca folositi cititoare de coduri de bare.

Atentie ! Puteti stabili tipul fisierului ce urmeza a fi folosit ca stoc initial in casuta de dialog (implicit acum este DBF, dar puteti stabili CSV ).

Evidenta platilor catre furnizorii stocului, o va tine programul in functie de data scadenta trecuta in facturi diverse, chiar daca data facturilor a fost decalata in vederea neafectarii declaratiei 394..

2)La mijloace fixe si inventar, e bine ca sa fie trecuta valoarea si data din factura initiala de intrare, data darii in folosinta va trebui compectata, chiar daca este anterioara introducerii stocului initial, programul va tine seama de aceasta si va calcula pe baza ei amortizarea.

Actualizare Catalogul de Articole
Dupa introducerea stocului initial, vom creea catalogul de articole. Mergem in Vanzari-Catalog Articole


Observam ca stocul initial apare la "Fara Articole si Categori". Va trebui sa creem categorii, astfel incat sa ne ajute la vanzari, deoarece articolele pot fi cautate mai usor in categoria din care fac parte. Avantajul major al catalogului este faptul ca ne permite sa stabilim "Pretul Angro" si "Pretul de Catalog". Sunt respectiv preturile cu amanuntul cu care dorim sa vindem marfa, din depozit, respectiv din magazin. La introducerea unui nou nir, programul va putea calcula automat pretul de vanzare cu amanuntul conform acestui catalog. Este recomandat ca inainte de a face o modificare de pret, sa incepem cu catalogul de articole, dupa care mergem la gestiunile respective si modificam preturile la stocurile existente. Astfel programul va stii implicit la ce noua valoare a pretului doriti sa faceti modificarea de pret. Obs.:Modificarea efectiva a pretului de vanzare in magazin este posibila doar prin intermediul Procesului Verbal de Modificarea a Pretului. Acest pas este necesar pentru o evidenta corecta a stocului si in vederea generarii corecte a notelor contabile de descarcare a gestiunii. Pentru depozite, pretul se modifica doar din catalogul de articole, neexistind TVA exigibil. Tot din Catalogul de Articole putem genera si etichetele pe care sa le atasam articolelor. Se recomanda achizitionarea de hartie autoadeziva in format A4 . Atentie, daca producatorul nu are un cod de bare pentru articolul nostru, putem genera noi un cod de bare intern unic ,asociat articolului, pe care sa-l folosim la etichetare. Chiar daca nu folosim un cititor cu coduri de bare, putem sa ne folosim de echitarea articolelor.
Categoriile se pot structura dupa dorinta, se poate observa ca pot fi mutate in structura arborescenta cu oricate ramuri.

Al doilea lucru dupa instalarea programului este introducerea datelor necesare din balanta lunii anterioare. Pentru aceasta avem nevoie de un exemplar al balantei pe luna trecuta.
 graphic

Exista doua metode:

1.Importul din fisier DBF (Intretinere->Import->Balanta) ;Modelul de fisier DBF este Balanta.DBF din subdirectorul Import al aplicatiei;

2.Creerea unei balante fictive pentru luna anteriara cu ajutorul editarului de note contabile.

Vom creea o nota pe luna trecuta (+) in fereastra, butonul de sus. Data va fii pe luna anterioara, numarul notei 01, pozitia 01, explicatii: Valori balanta anterioara
Vom trece apoi in ferestra mai mica (+) de jos pentru a adauga valorile. Pentru valori vom folosi coloanele de Total Sume din balanta anterioara, de credit si de debit, daca luna anterioara nu este luna decembrie, altfel vom folosi coloanele Sold credit si debit ale lunii decembrie.
Parcurgem valorile din coloana de Debit si adaugam inregistrari:
Suma :Valoarea din coloana debit
Debit:Contul in balanta
Credit: nimic
Parcurgem valorile din coloana de Credit si adaugam inregistrari:
Suma :Valoarea din coloana debit
Debit:nimic
Credit: Contul in balanta
Generam balanta pe luna precedenta Meniu->Situatii->Balanta, la generare alegem luna precedenta, aceasta balanta nu va putea fi folosita, dar scopul ei este de a pregati Sume Precedente pentru balanta pe luna curenta.
Verificam la editare daca suma nota este suma coloanei de debit si cea de credit.
Acum putem genera balanta si pe luna curenta, binenteles ca rulajul este zero, dar putem verifica coloana sume precedente cu balanta anterioara.
Programul in versiunea actuala nu genereaza singur note contabile, notele contabile vor fi introduse de utilizator pe baza analizei jurnalelor. Jurnalele sunt generate de program pe baza facturilor de cumparare/vinzare si a Incasarilor/Platilor introduse de utilizator. Programul verifica corelatia intre contul de cotare a facturii si cel de plata/incasare.
Etapa urmatoare este introducerea facturilor:
-Facturi de incasat:Editare Jurnale Vinzari, Avans Vinzari, Clienti Incerti.
-Facturi de platit:Editare Jurnale Delegatii, Prestari servicii, Achizitii Diverse.

Introducere Date
Pentru a introduce date vom analiza fereastra de editare note contabile, aceasta este impartita in trei , partea de sus - introducere note, partea de jos stinga - informatii si partea de jos dreapta - sume.
La deplasarea de la o inregistrare la alta in ferestra de sus, in fereastra de sume vor fi afisate valorile corespunzatoare notei si pozitiei din cadrul notei. In fereastra de informatii avem valoarea totala a notei si individual a pozitiei din cadrul notei.
Modificind pozitia, data sau numarul unei note, programul va duce automat pe el sumele corespunzatoare, stegerea unei note implica si stergerea sumelor.Stergerea este ireversibila, de aceea programul va va cere confirmarea de fiecare data cind stergeti o inregistrare oriunde, fie in editare note, incasari, plati sau jurnale.

Verificare Cont
Observam cele trei butoane -adaug, modific , sterg, atit pentru note cit si pentru sume, in plus la note mai exista un buton:

graphic
Cel de verific Cont, apelind la el putem afla usor distributia in credit si debit a unui cont, deoarece urmarim echilibrarea balantei, ne putem da usor seama unde s-a strecurat o eroare.

graphic
Dupa cum vedeti in imagine, se arata pentru balanta curenta toate corespondentele pentru contul selectat, in cazul nostru 371 a fost ales pentru a se verifica, avem numerele notelor si pozitia in cadrul notei a inregistrarilor care fac referire la contul selectat, in plus se face si o suma la final pe inregistrarile la care apare in debit si separat la inregistrarile unde apare ca credit.


Importul datelor din  alte programe
In subdirectorul Import al aplicatiei sunt modele de tabele DBF pe care programul le poate importa in aplicatie. Se poate importa:

  1. Date Clienti – la incarcare se va face validarea CIF clientului ( tabela exemplu clienti.dbf )
  2. Date Furnizori - la incarcare se va face validarea CIF furnizorului ( tabela exemplu furnizori.dbf )
  3. Date Diverse Furnizori – diferentele ale facturilor neachitate ce trebuie urmarite cu ajutorul programului. ( tabela exemplu diverse.dbf )
  4. Date Vanzari - diferentele ale facturilor neachitate ce trebuie urmarite cu ajutorul programului. ( tabela exemplu vanzari.dbf )
  5. Balanta Contabila – date privind total sume ale balantei anterioare, atentie complectati si data, sau sold la 31.12, daca e vorba de sfirsit de an ( tabela exemplu balanta.dbf )

Taste rapide

Pentru usurarea utilizarii aplicatiei exista cateva taste rapide:

Ins – Adaugare sau Inserare

Del – Stergere

Enter – Modificare

Esc – Inchidere fereastra

Ctrl-Z – cautare in tabela

Ctrl-Alt-Z – continuarea cautarii in tabel

Exportul datelor din tabel in format Excell:

Apasind cu mouse pe butonul desemnat in imagine, tabelul este exportat in format Excell care apoi poate fi salvat cu denumirea precizata de utilizator.

Sortarea coloanelor:

Pentru a sorta detele din tabel dupa o anumita coloana este necesar sa faceti click pe ea, atunci ea se ingroase iar datele sunt sortate dupa acea coloana:

In imagine coloanele sunt sortate dupa data, implicie este dupa demumire. In vederea de mai sus apare si „Caut text in coloana curenta” ce se foloseste astfel: se scrie textul cautat ex:  TABLA , in vederea obtinerii tuturor intrarilor de tabla, se alege coloana „Den” unde sa caute, trebuie ca zona albastra a selectorului sa fie in coloana Den, si se activeaza filtrul.

Pilotarea.

Cautarea prin pilotare in tabele se executa astfel: se pozitioneaza selectorul in coloana in care dorim sa facem cautarea si tastam apoi caracterele din sirul cautat:

Se observa in zona selectata apare scris ce am testat si cautare se face pe coloana curenta. Este gasita prima inregistrare ce contine caracterele tastate. Daca folosim sagetile si ne mutam pe un rand mai sus sau mai jos, cautarea se reseteaza. De asemenea se reseteaza si in cazul in care are loc o cautare urmata de o selectie „Enter” in anumite coloane, cele modificabile, au capul de tabel de culoare dechisa, cautarea declanseaza deschiderea unei ferestre tip nomenclator si cautarea are loc in interiorul acestuia, sau de tip dialog si valoarea tastata va complecta campul din casuta de dialog.

Daca vi se pare ca o anumita operatie se desfasoara greoi, cel mai adesea se datoreaza faptului ca nu ati descoperit modul facil de efectuare a ei, folosind tastele rapide.

In casutele de dialog, deplasarea se poate efectua intre campuri cu ajutorul sagetitor sus-jos, in cazul introducerii dintr-o lista desfasuratoare, se tasteaza inceputul stiut al campului, apare lista desfasuratoare, selectam pozita corecta cu ajutorul sagetilor sus-jos ( in lista nu mai sar de la un camp la altu) si tastam Enter, fara teama ca se inchide dialogul, dupa care trecem la campul urmator.

Meniul local la tabelelor

Alegand click-dreapta intr-un tabel apare meniul cu comenzile rapide ce pot fi folosite in tabel: