Facturi,Avize,Proforme

Previous Top Next


Emitere Proforme,Facturi, Avize de Insotire a Marfii
Baza de date privind cumparatorii si delegatii pentru ridicarea marfii sunt comune celor trei. Datele din proforme se pot prelua in facturi, iar cele din facturi in avize de insotire a marfii. Fata de emiterea de bonuri, generarea bonurilor de materiale pentru scaderea din stoc se face explicit, alegind acesta operatie, pina in acel moment putindu-se modifica factura.
Se poate inregistra in jurnalul de casa factura - utila cind se utilizeaza cu precadere emiterea de facturi, in defavoarea emiterii bonului fiscal direct din emiterea de bonuri.
De asemenea se poate creea chitante aferente facturilor emise.
Pentru a emite facturi necomplectate, exista optiune separata numita Formular. Numerele de facturi se genereaza de program, plecind de la cel mai mare existent in baza de date. Daca se doreste folosirea formularelor goale, se poate incrementa numarul existent, inregistrarea facturilor din formulare putindu-se face in zona astfel eliberata.
Proformele si facturile se pot transmite prin E-mail.

graphic
Se poate specifica contul in care se doreste primirea contravalorii facturii (IBAN) si tot aici se pot configura conturile la banci ale societatii. In cazul facturilor de servicii exista posibilitatea complectarii dupa nevoi a facturii in zona de text, colorarea coloanelor din zona de materiale indicind pozitia in factura unde va apare textul introdus. In cazul acesta, utilizatorul va trebui sa calculeze valorile pentru Total, TotalTVA si Total de plata. Exista butonul Taxe% care permite retinerea usoara a acestor variabile ( doua rinduri de text si optional procent de operare asupra valorilor totale). Din formatul de modificare a facturilor se face si generarea E-mailului precum si tiparirea in cele trei exemplare a facturilor. Data scadenta se recalculeaza automat daca este specificata din optiunile de configurare a firmei a numarului zilelor pina la scadenta. De remarcat ca daca exista o politica de discount sau un contract de zile de scadenta inregistrat in nomenclatorul de clienti, la alegerea unui client acestea sunt respectate.
Butoanele de adaugare, modificare, stergere se refera la materiale sau produse. Adaugarea materialelor se face din stocul de materiale a societatii.
Scaderea materialelor din factura: - se genereaza bonurile si acestea se inchid, doar in urma inchiderii bonurilor se actualizeaza stocul. Daca se genereaza bonul fiscal, bonul de material se inchide automat, fiind insotit evident si de actualizarea stocului existent.
Trebuie sa aveti o imprimanta atasata la calculator pentru a tiparii facturile. Pentru transmiterea prin e-mail e necesar sa aveti un cont de e-mail in Outlook Express sau in alt program client de e-mail. Tiparirea facturilor se poate face:

  • Hartie A4 format factura standard – modelul initial ( sigla 382x61 )
  • Hartie A4 format factura clasic ( sigla 250x61 )
  • Hartie A4 format 2 facturi clasice tip A5 ( sigla 250x61 )
  • Hartie A4 format factura clasic + chitanta ( sigla 250x61 )

De remarcat ca ultimul format apare in lista doar daca generati si chitanta la factura respectiva, adica in evidenta facturilor la plata este litera C – de la incasat cu chitanta. Acest ultim format nu este disponibil, evident,  pentru facturi proforme sau avize.

In cazul unitatilor de productie, care achizitioneaza materialele si creeaza produsele ce nu se inregistreaza prin note de receptie in gestiune, nu se adauga materiale, ci se trec datele doar in zona de text, denumirea, unitatea de masura, cantitatea, pretul, valoarea si valoare tva, optional se alege butonul "Arata" pentru a vedea daca sunt pozitionate corect valorile in formularul de factura, se complecteaza cimpurile "Total", "Total TVA" si "Total de plata".
Daca este o factura cu materiale si se modifica valoarea facturii (complectate automat prin adaugarea de materiale de catre program) , in cazul emiterii bonului fiscal, pe bonul fiscal va apare "Servicii" cu valorea diferentei adaugate facturii.

Alegerea unui model de factura, proforma sau aviz, nu pastreaza materialele din factura model, dar se pastreaza celelalte date ( sunt pentru facturi de servicii)

Daca adaugati un client nou in nomenclatorul de clienti si aveti conexiune la internet, apasand butonul verific, programul actualizeaza de pe situl ministerului de finante toate celelalte date disponibile, inclusiv denumirea firmei respective.

Cateva reguli la inregistrarea facturilor. Dupa listarea facturii si predarea catre client, se alege modalitatea de cadere din stoc, cu bon fiscal sau creere bon. Bonurile create trebuie inchise in modulul aprovizionare la data la care au fost emise, bonurile fiscale se inchid automat de catre program. Tot la acest moment se inregistreaza factura in jurnalul de vanzari.

Daca este platita si eliberam chitanta, generam si chitanta. Obs.:Daca dorim sa tiparim factura cu chitanta impreuna pe format A4, chitanta trebuie generata,nu listata, inainte de tiparirea facturi si sa alegem format clasic cu chitanta.

In cazul in care dorim sa creem avize cu scaderea din stoc procedam astfel: Creem pentru fiecare agent o gestiune, facem avizul, si transferam prin transfer intre gestiuni materialele pe gestiunea agentului respectiv. Avizele nu au posibilitatea scaderii automate din stoc a materilelor.